Een verrassende manier om een ​​audit te voorkomen |

Bij veel kleine bedrijven doen eigenaren vaak geen salaris, maar maken ze wel kosten. Ik woon veel vergaderingen en evenementen bij die ik met mijn bedrijf kan doen en kan mijn kilometerstand in rekening brengen. Mijn accountant houdt rekening met het totale aantal kilometers aan het einde van het jaar en eventuele verschuldigde GST / HST wordt toegevoegd aan de volgende GST / HST rapportageperiode. Dit is de standaardpraktijk voor veel kleine bedrijven.

Het zou standaard moeten zijn totdat de telefoon gaat en alles verandert.

Toen de telefoon halverwege vorig jaar klonk, zag ik dat Revenue Canada aan het bellen was. Eerste gedachten - "wat heb ik nu niet gedaan?" Dit was niet mijn eerste audit. Ik ben twee keer eerder door dezelfde persoon gecontroleerd. Helaas was het niet dezelfde persoon die de derde keer opbelde.

De persoon aan de andere kant stelde zichzelf voor en adviseerde me dat mijn account was geselecteerd voor een GST / HST-beoordeling. Wow, wed dat je wou dat je geluk had! Ik maakte me geen zorgen omdat ik het eerder had meegemaakt. Moet ik geen bonuspunten krijgen voor het weer gebeurt?

De auditor was nieuw en ging door het boek. Iedereen wil indruk op iemand maken, toch? Ze vroeg naar dingen die ik eerder had verstrekt. Op de vraag of ze naar de geschiedenis van mijn bedrijf had gekeken, zei ze me nee, dat had ze niet. Wie wil er natuurlijk ruzie maken met Revenue Canada? Score 1 voor Revenue Canada, 0 voor bedrijfsintroducties.

Ik werd gevraagd om Revenue Canada binnen 14 dagen de volgende informatie te verstrekken:

• Een gedetailleerde lijst van de geclaimde invoerbelastingscategorieën voor de periode, inclusief datum, leverancier, beschrijving, hoeveelheid factuur en bedrag van GST / HST betaald
• Kopieën van de 5 grootste facturen uit de gedetailleerde lijst van ITC's voor de periode
• Een gedetailleerde beschrijving van mijn commerciële activiteit
• Bewijs van promotionele activiteiten voor bedrijven van de stad
• Een bedrijfsplan inclusief verwachte verkopen; en
• Een logbestand van een motorvoertuig

De informatie werd binnen 14 dagen verzonden. Ik denk dat ze me echt leuk vonden omdat ze een maand later om nadere informatie vroegen, zonder een verklaring voor waarom. Deze keer wilden ze kopieën van de vijf grootste facturen voor eerdere rapportageperiodes. Nogmaals, 14 dagen om te bezorgen.

Misschien vindt u het niet erg om de vijf grootste facturen te bemachtigen en in te dienen. Het is niet, op voorwaarde dat de facturen niet op uw creditcard zijn gezet. Ik gebruik mijn creditcard voor de meeste aankopen omdat dit me extra tijd geeft om te betalen voor wat ik heb gekocht. Uw creditcardafschrift wordt als één factuur beschouwd, wat het is, maar Revenue Canada heeft een kopie nodig van elke aankoop op die afschrift, waarbij de belasting afzonderlijk wordt vermeld. Daarna gaat u verder met de resterende vier facturen voor elke maand.

Dus u vraagt, wat is het probleem? Tijd is de grote deal. Tijd is het enige dat kleine bedrijven niet hebben. We zijn uitgerekt tot het uiterste zoals het is. Op zoek naar informatie, scannen of fotokopiëren van de facturen en een pakket samenstellen om naar Revenue Canada te verzenden, kost tijd. De brief van Revenue Canada herinnert u eraan dat u 14 dagen de tijd hebt om de informatie in te dienen voor de ITC's die u hebt geclaimd. Als de gevraagde informatie niet wordt verstrekt, kan dit ertoe leiden dat de geclaimde ITC's worden teruggebracht tot NIL. Wat de brief niet zegt en waarvan je alleen maar kunt aannemen, is dat als je niet reageert, je meer dan waarschijnlijk op hun radar zult staan ​​in de nabije toekomst.

Informatie ingediend - laat me nu weer aan het werk gaan. Niet! Een andere oproep om nadere informatie te vragen - lever de vijf grootste facturen voor eerdere rapportperioden. Op dit punt was ik klaar om te gaan schreeuwen - maar dat kan je natuurlijk niet doen.

Tot slot ontving ik een aanpassing van de controleaanbevelingen. Vergeet niet dat de reden voor de audit te wijten was aan de kilometerstand. Ze stonden met tegenzin de kilometers toe, maar adviseerden dat ik het niet nog een keer zou halen. Een aantal discrepanties waren niet toegestaan ​​en het was het niet waard om ruzie te maken. Maar één was het waard om gebeld te worden. Ze verboden warmte- en eigendomsbelastingen omdat ik geen documentatie had verstrekt. Ik was miffed omdat ik niet was gevraagd om de documentatie te verstrekken.

Wat ik heb geleerd van deze audit, is dat er veel wordt overgelaten aan de discretie van de auditor. Dit kan een aantal mute-punten zijn, maar beter geïnformeerd als niet.

• Verrassing - als u zichzelf betaalt, kunt u mogelijk een audit voorkomen . Volgens Revenue Canada mag je, tenzij je een salaris neemt, geen kilometers claimen. Mijn accountant heeft zijn gebruikelijke gewoonte om aan het eind van het jaar kilometerstand te claimen. Het is verschuldigd aan de aandeelhouder van het bedrijf. Hij ging zelfs zover dat hij een brief naar de GST / HST-afdelingsafdeling stuurde om opheldering te krijgen. Cha Ching! Om een ​​lang verhaal kort te maken, kreeg hij het advies om kilometers te betalen, maar deze zouden niet schriftelijk worden vastgelegd.
• Een kassabon is niet acceptabel voor aankopen van meer dan $ 150,00 . Ik kreeg het bericht dat ik een "officiële bon" moest krijgen van de winkel waar ik het artikel heb gekocht. Ik sprak onlangs met een manager bij een Staples-winkel en hij kon niet geloven wat ik vroeg. Kassabonbonnen zijn de enige ontvangsten die worden gegeven op winkellocaties.
• Revenue Canada stelt voor dat u kopieën maakt van alle facturen en deze gereed heeft voor het geval u wordt gecontroleerd. Hiermee kunt u later naar ze zoeken.
• Controleer of alle ontvangsten de GST / HST bevatten als een afzonderlijk item . Als dat niet het geval is, gaat u terug naar de verkoper en vraagt ​​u om een ​​gedetailleerde belasting inclusief of niet als onderdeel van uw terugkeer.
• Wees niet bang voor de auditor, stel vragen . Ik ontdekte na het feit dat de auditor een student co-op was die vertrok voordat de zaak compleet was. Ik werd me hiervan bewust toen ik probeerde contact met haar op te nemen. Ik begrijp dat er een plek is voor co-ops-studenten, maar ik heb ook het gevoel dat ze zichzelf als één zou moeten hebben geïdentificeerd. Ik beëindigde de audit met haar manager die me een van de credits gaf die niet waren toegestaan. Zijn afscheidswoorden waren echter: beschouw jezelf als gelukkig, we hebben je de kilometerstand gegeven, omdat je dit in de toekomst niet zult krijgen.

Het enige positieve wat hieruit voortkwam - ik neem nu een salaris!