Waarom cashflow negeren kan uw kleine bedrijf doden

Bedrijven worden geconfronteerd met veel hindernissen, vooral wanneer ze net van start gaan, en de cashflow bovenaan de lijst staat. Zelfs voor winstgevende bedrijven kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat er elke maand meer geld binnenkomt dan er uit gaat. Voorraad, debiteuren, leverancierscontracten en loonlijst moeten allemaal effectief worden beheerd, zodat bedrijven niet de benodigde investeringen en groei mislopen door een tekort aan werkkapitaal.

We vroegen Jeremy Office, een Delray Beach, in Florida gevestigd vermogensadviseur voor ondernemers en een lid van onze site Ask a Advisor-netwerk, over manieren waarop bedrijfseigenaars hun cashflow kunnen beheren en hun bedrijf kunnen laten groeien.

Waarom is het beheren van cashflow belangrijk voor kleine bedrijven?

Het beheren van de cashflow is de bepalende factor voor het slagen van een bedrijf. Statistieken laten zien dat meer dan 50% van de bedrijven faalt. In veel gevallen zijn dit winstgevende bedrijven, maar ze sluiten hun deuren vanwege slecht cashflowbeheer. Hoewel de belangrijkste zorgen voor de hand liggen, zoals het voldoen aan de loonlijst of het betalen van een leverancier, zijn het de rimpel- en samenstellingsgevolgen van een consistent slecht cashflowbeheer dat echt schadelijk kan zijn.

Hier is een al te vaak scenario: Bob's stomerij is een winstgevende zaak, dus Bob besluit een aanbetaling te doen voor een nieuw apparaat. Hij besteedt echter geen aandacht aan de cashflow en het geld dat hij aan de apparatuur besteedde, was die week nodig voor de salarisadministratie. Hij heeft niet het geld en voldoet niet aan de salarisadministratie (dit was niet de eerste keer), dus zijn pick-up / bezorger stopt ermee. Bob is in paniek en verschuift zijn aandacht naar afhalen / bezorgen om de leegte te vullen terwijl hij ook probeert een nieuwe bestuurder te vinden. Bob heeft geen tijd om andere accounts te bellen om vorderingen tijdig in te vorderen, dus een paar extra betalingen worden vertraagd.

Ondertussen is de grootste klant van Bob ongelukkig omdat zijn leveringen zijn vertraagd en hij besluit een andere leverancier te zoeken. De volgende salariscyclus komt eraan en is nu twee keer zo groot. Tegelijkertijd is ook huur verschuldigd en heeft Bob een nieuwe betaling verschuldigd over de apparatuuraankoop die hij heeft gedaan. Bob kan niet twee cycli uitvoeren zonder zijn werknemers te betalen, dus nu wordt Bob's tijd besteed aan het beheren van late betalingen aan zijn huisbaas en leveranciers van apparatuur en verzekert hen dat hij zo snel mogelijk zal betalen.

Bob probeert verwoed te begrijpen wie hem geld verschuldigd is en belt ze om betaald te worden. Hij heeft geen tijd om zich te concentreren op het krijgen van nieuwe accounts, dus zijn verkopen beginnen te dalen. Bob begint klanten te verliezen omdat de bezorger die hij uit wanhoop inhuurt niet de juiste training heeft gehad en de kleren van iedereen heeft gemengd. Voordat Bob het weet, wordt hij verteerd door zijn bedrijf en weet hij niet waar hij zich op moet concentreren. Zijn ooit winstgevende bedrijf staat nu op het punt om zijn deuren te sluiten omdat hij niet langer de inkomsten heeft om zijn maandelijkse burn te ondersteunen.

Een klein bedrijf dat een nieuwe strategie moet implementeren - bijvoorbeeld het vergroten van de voorraad voor de feestdagen, het inhuren van nieuwe medewerkers, het implementeren van nieuwe technologie of het kopen van nieuwe apparatuur - kan dit sneller doen en overtuigd zijn van zijn beslissing als het de gevolgen en plannen begrijpt voor de impact van de kasstroom. Cash crunches zijn onvermijdelijk voor een klein bedrijf, maar het is veel gemakkelijker te overwinnen wanneer het bedrijf anticipeert en voldoende tijd heeft om een ​​oplossing te vinden.

" MEER: Hoe u werkkapitaal kunt krijgen voor kleine bedrijven

Wat moeten eigenaars van kleine bedrijven in gedachten houden om de cashflow zo nauwkeurig mogelijk te berekenen?

Ze moeten gefocust blijven op feitelijke in plaats van op hypothetische gegevens. Eigenaren van kleine bedrijven nemen vaak beslissingen op basis van de verwachting om in de toekomst cash te ontvangen, en als dat niet gebeurt, kan het hen in een cash crunch brengen. Dit wil niet zeggen dat u geen rekening moet houden met toekomstige ontvangsten (omdat dit belangrijk is bij het modelleren van de cashflow), maar u moet realistisch zijn wanneer dergelijke ontvangsten worden ontvangen. Als een aan u verschuldigde factuur binnen 30 dagen verschuldigd is, maar de klant altijd 15 dagen te laat heeft betaald, moet u rekening houden met de extra vertraging bij het projecteren van de kasstroom.

Het is belangrijk dat eigenaars van kleine bedrijven voortdurend hun cashflowproces controleren om ervoor te zorgen dat hun verwachtingen overeenkomen met wat er feitelijk gebeurt. Dit zal helpen om overtuiging op te bouwen en op het proces te vertrouwen.

Wat zijn enkele eenvoudige hulpmiddelen die kleine bedrijven kunnen gebruiken om hun cashflow bij te houden?

Tools voor het beheer van de cashflow zijn er in overvloed en variëren op basis van de benodigde informatie, vereiste technische expertise en niveau van automatisering. Verschillende websites speciaal voor kleine bedrijven, samen met bekende zakelijke applicaties zoals Microsoft Office en Google Docs, hebben gestandaardiseerde sjablonen gecreëerd die gratis kunnen worden gedownload. In de afgelopen jaren zijn er verschillende softwareplatforms en -toepassingen opgedoken om de cashflow te beheren. Een eenvoudige Google-zoekopdracht levert een groot aantal platforms op, waaronder Pulse, Float en Up Your Cash Flow. En veel van de toonaangevende boekhoudprogramma's zijn begonnen met het integreren van instrumenten voor cashflowbeheer (bijvoorbeeld het kasstroomprognoset van QuickBooks).

Elke optie heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, en een klein bedrijf moet zijn beslissing baseren op de tool die het meest efficiënt vindt. Een tool is alleen nuttig als de informatie die het levert tot bruikbare resultaten leidt, dus als een klein bedrijf constateert dat een tool te complex is of als het niet in staat is om nuttige informatie te verzamelen, moet de eigenaar op zoek naar een andere oplossing.

Over het algemeen is het een goed idee om een ​​onafhankelijke consultant in te huren om het raamwerk vast te stellen en de bedrijfseigenaar te leren hoe de cashflow moet worden gebruikt. Dit biedt een hulpbron om vragen te beantwoorden en leidt tot een dieper begrip.

Jeremy Office is een vermogensadviseur voor ondernemers en directeur van Maclendon Wealth Management, gevestigd in Delray Beach, Fla.