Advies van één B2B-incassobureau over hoe u wordt betaald |

U hebt een geweldig bedrijfsplan ontwikkeld en potentiële nieuwe klanten bereikt. Het probleem is dat ze willen betalen na dat u uw product of service hebt geleverd.

Dit maakt u ongemakkelijk omdat het ergste wat u kunt doen is dat u niet wordt betaald. Je bent echter nieuw in het spel en je wilt dingen flexibel houden. Wat kunt u doen om de kans dat dit gebeurt te minimaliseren?

Ken uw klant

Elke week bij de Kaplan Group laten we een klant ons vragen om iets van een zakelijke klant te verzamelen, maar de documentatie laat niet definitief zien wie de klant is.

Bijvoorbeeld:

• Er is mogelijk geen bestelling.
• De klant kan verschillende entiteiten hebben en de papieren maken niet duidelijk welke entiteit aansprakelijk is.
• Het bedrijf is mogelijk verkocht zonder dat de leverancier het weet en de order afkomstig is van een niet-geïdentificeerde nieuwe entiteit.
• De klant gebruikt een handelsnaam of DBA en niet de naam van de rechtspersoon.
• Het papierwerk beschrijft de entiteitsnaam als een bedrijf of LLC, maar de entiteit is niet daadwerkelijk geregistreerd.

Elk van deze problemen kan ertoe leiden dat u niet wordt betaald. Zorg er dus voor dat u op het meest elementaire niveau de officiële naam van de klant, zijn fysieke adres en de contactgegevens (telefoon, mobiele telefoon, e-mail) krijgt. Zorg ervoor dat de wettelijke naam op elke bestelling of contract staat.

Zie ook: Hoe een klant per klant uw bedrijf kan verbeteren

Onderzoek uw klant

Banken lenen geen geld zonder het krediet van een klant te onderzoeken. Leveranciers moeten hetzelfde doen. Doorgaans verzamelen leveranciers deze informatie over een kredietaanvraag. Als u er geen hebt, bevat het gratis eBook-handboek voor kredietaanvragen 19 voorbeelden en een gedetailleerde uitleg van alles wat u moet overwegen.

Zodra u over informatie beschikt, moet u hun tegoed verifiëren en controleren. Hier zijn enkele dingen die u kunt doen:

• Controleer de naam van de entiteit gratis online bij de minister.
• Neem contact op met handels- en bankreferenties.
• Voer een bedrijfskredietrapport uit.

Zie ook: 8 snelle tips voor het instellen van bedrijfskrediet en financiering krijgen

We hadden onlangs een klant die een adviesjob van $ 30.000 uitvoerde zonder iets te doen. In minder dan drie minuten en voor minder dan één dollar leerden we dat hun klant meer dan $ 500.000 aan belastinggeld had, een dozijn verschillende entiteiten bezat met bijna $ 1 miljoen aan oordelen en dat er geen hoop was om ooit betaald te worden.

Stel voorwaarden vast waaronder beveiligingen

Het is van cruciaal belang dat uw klant akkoord gaat met uw betalingsvoorwaarden, inclusief wat er gebeurt als ze niet op tijd betalen. Dit kan worden opgenomen in uw kredietaanvraag, contract of bestelformulier. Het moet duidelijk aangeven wanneer de betaling verschuldigd is en de rente die oploopt als ze te laat zijn. Maak ze verantwoordelijk voor incassokosten en advocaatkosten als ze moeten worden verzameld.

Als de klant meerdere facturen of een contract met maandelijkse betalingen heeft, is een versnellingsclausule die zegt dat alle bedragen verschuldigd zijn als één betaling te laat is, voordelig. U kunt ook aangeven waar rechtszaken zullen plaatsvinden als dit nodig is. Vraag om een ​​persoonlijke garantie als het bedrijf geen goede kredietgeschiedenis heeft.

Dit zijn allemaal standaardvoorwaarden waar uw klant waarschijnlijk mee akkoord gaat, zolang dit in uw eerste documentatie staat. Maar als ze te laat zijn betaald, is het te laat om deze bescherming en de bijbehorende leverage van de verzameling te krijgen.

Factuur onmiddellijk, nauwkeurig en precies opvolgen op schema

U kunt niet betaald krijgen als u doneert geen factuur. Als de factuur te laat is verzonden, fouten bevat of niet duidelijk is, geeft dat uw klant een reden om het betalen uit te stellen. Neem contact op met uw klant voordat een factuur moet worden ontvangen om zeker te zijn dat deze is ontvangen en dat er geen vragen of problemen zijn.

Als ze niet op tijd betalen, volg dan de eerste dag dat een factuur opeisbaar is. Als uw klant te horen krijgt dat u laat betaalt, zullen deze zijn.

Zorg voor een procedure voor het regelmatig opvolgen van delinquente facturen. Bijvoorbeeld:

• E-mail 15 dagen vóór de vervaldatum om te controleren of uw klant de factuur heeft en geen zorgen.
  • Als u niet reageert, e-mail binnen vier werkdagen opnieuw
  • Als er nog steeds geen reactie is, kunt u ze bellen
• Bel de dag nadat een factuur moet vragen naar de betalingsstatus
  • Als wordt aangegeven dat de betaling is verzonden, vraag dan om een ​​chequenummer, als het de volledige betaling betreft en de datum waarop deze is verzonden
  • bereik geen levend persoon, volg om de twee of drie dagen een follow-up tot u een antwoord ontvangt per telefoon of e-mail
• Als 15 dagen achterstallig en vrijblijvend zijn, mail een achterstallige brief en stuur een kopie per e-mail
• Als er 30 dagen achterstallig zijn, belt u en e-mailt u de beheerder van de crediteurenadministratie of de financiële manager met wekelijkse follow-up
• Bel en e-mail bedrijfseigenaar na 60 dagen te laat. Leg uit dat je moet escaleren als ze niet betalen.
• Stuur een laatste bericht per e-mail en e-mail na 75 dagen met een verzoek van 10 dagen
  • Bel de eigenaar en financier een paar dagen later naar zorg ervoor dat ze de melding hebben gekregen
• Keer terug naar een incassobureau dat is gespecialiseerd in B2B-claims wanneer het 90 dagen te laat is

Dit lijkt misschien veel werk. Maar het is niets vergeleken met de pijn en het financiële verlies van het niet worden betaald of het altijd laat worden betaald.

Cashflow is van cruciaal belang voor alle bedrijven en als u niet op de hoogte blijft van uw vorderingen, kunnen dingen snel verslechteren. U kunt altijd uitzonderingen op deze richtlijnen hebben. De sleutel is om een ​​reeks procedures te hebben die u consequent volgt en uitzonderingen worden alleen toegestaan ​​als dit gerechtvaardigd is.

Wees niet bang om het geld te vragen dat rechtmatig van u is en schort het leveren van diensten of producten op tot alle achterstallige facturen zijn betaald.

Zie ook: Gratis factuursjablonen die u nu kunt gebruiken

Snel actie ondernemen als delinquent

enquêtestatistieken die de Handelsrecht League of America in de loop van vele jaren heeft opgesteld, aantonen dat de kans op het verzamelen van een factuur meer afneemt meer dan één procent per week als het achterstallig is.

Tegen de tijd dat een factuur 90 dagen delinquent is, is er al een kans van 26 procent dat deze nooit wordt betaald. Tegen de tijd dat het zeven maanden over tijd is, is er minder dan 50 procent kans om ooit te verzamelen.

De meeste incassobureaus werken op onvoorziene basis: u betaalt alleen als ze verzamelen.

Wanneer een account speciale aandacht nodig heeft, hoe sneller u het overhandigt aan een gerenommeerd commercieel incassobureau, hoe groter de kans dat u iets krijgt in plaats van niets.