Risicobeheer voor non-profitorganisaties: 10 manieren om fraude te beperken

Non-profitorganisaties kunnen hun hart hebben op de juiste plaats, maar net als elke organisatie die geldtransacties uitvoert, is het risico van fraude altijd aanwezig. Kelly and Owns, LLC schatte in 2008 84 miljard dollar op binnenlandse fraude, de meest genoemde oorzaak is het ontbreken van interne controles. Van kerken tot goede doelen, non-profitorganisaties moeten de juiste voorzorgsmaatregelen nemen om zichzelf te beschermen tegen corrupte personen en leugenachtig management. We hebben 10 technieken uiteengezet om het risico van frauduleuze activiteiten bij non-profitorganisaties te verminderen. Hoewel dit artikel een goede inleiding biedt tot fraudebestrijding, dringen we er bij u op aan een aanzienlijk deel van de tijd te investeren in onderzoek naar dit cruciale aspect van de non-profitsector.

1. Geef het goede voorbeeld

Een van de eenvoudigste technieken die management kan hanteren is het duidelijk maken van de ethische principes van de organisatie. Dit kan op twee manieren: direct en indirect. Rechtstreeks het probleem aanpakken door fraudemitigatie op te nemen in de opleiding van medewerkers. Maak duidelijk dat dergelijk gedrag nauwlettend in de gaten wordt gehouden, daders worden vervolgd voor de volle omvang van de wet. Verricht deze boodschap indirect door middel van een managementvoorbeeld. De leiders van de organisatie moeten consequent eerlijkheid en waakzaamheid tonen bij het detecteren en disciplineren van onaanvaardbaar gedrag. Verander je organisatie niet in een paranoïde, beschuldigend regime, maar laat werknemers en vrijwilligers weten dat ze goed en wel worden gadegeslagen.

2. Verdeel en heers

Er is veiligheid in cijfers. Hoewel dit adagium normaal gesproken bescherming tegen vijandige externe krachten suggereert, is het evenzeer toepasbaar bij het detecteren van bedreigingen van binnenuit. Dit is een essentiële algemene richtlijn waarmee u rekening moet houden wanneer u cheques instelt op elk niveau van de organisatie. Verdeel taken op zo'n manier dat geld door meerdere personen moet worden behandeld en gecontroleerd. Een enkele persoon die alleen handelt, is minder geneigd om fraude te plegen wanneer anderen betrokken zijn bij een transactie. Na een fondsenwervende gebeurtenis zou het bijvoorbeeld een slechte gewoonte zijn om een ​​enkele persoon toe te wijzen aan het tellen, opnemen en deponeren van contante donaties.

3. Versterk uw bankrekening

Geld op de bank is mogelijk niet zo bewaakt als zou moeten. Beperk de toegang tot fondsen sterk door een paar eenvoudige voorzorgsmaatregelen te nemen. Ten eerste, gebruik geen bankpas. Debetbeschermingen zijn beperkt en het missen van geld kan moeilijk zijn om terug te verdienen. En ten tweede, stel uw account in om contant geldopnames te verbieden. Contant geld is een gladde substantie. Opnames moeten de vorm aannemen van een cheque aan de boekhouder. Dit voegt een extra stap toe, waardoor opnames gemakkelijker kunnen worden gevolgd en beheerd.

4. Zorgvuldige boekhouding

Elke organisatie heeft een zorgvuldig en grondig gedocumenteerd boekhoudsysteem nodig. Dit is misschien de gemakkelijkste manier om verdachte activiteiten te detecteren. Het opzetten van een effectief systeem betekent simpelweg alles opnemen. Standaardiseren van een manier om elke geldtransactie op te schrijven, hoe klein ook. Vastleggen wie wat doet en wanneer. In het voorbeeld van fondsenwervende donaties, houd bij wie het geld verzamelt, wie het geld telt, wie opnieuw telt het geld, wie stort het geld en ga zo maar door. Stel duidelijke papieren paden in die gemakkelijk te volgen zijn naar de bron. Afhankelijk van de schaal van uw operatie, is het misschien geen slecht idee om een ​​non-profit accounting-expert aan te nemen.

5. Een creditcard gebruiken

Uw organisatie zal waarschijnlijk profiteren van het gebruik van een zakelijke creditcard. Contant geld en cheques zijn niet altijd praktisch, en zoals we eerder al zeiden, zijn pinpasjes geen goed idee. Krediet heeft betere bescherming en zal uw geld niet afvoeren in geval van fraude. De sleutel bij het gebruik van een creditcard is het bewaren van bonnen. Zorg er bij elke aankoop voor dat u een ontvangstbewijs bestelt, documenteert en archiveert. Controleer aan het einde van elke factureringsperiode de ontvangstbevestigingen en zorg ervoor dat de totale kosten overeenkomen met het bedrag op uw afschrift.

6. Screening van werknemers

Het samenstellen van een betrouwbaar team is duidelijk. Dit omvat het uitvoeren van achtergrondcontroles op potentiële aanwervingen. Ontdek vooraf of de aanvrager een geschiedenis van wangedrag heeft. Als je dat doet, kun je een wereld van problemen besparen. Vraag ook referenties aan en neem daadwerkelijk contact met ze op. Als een paar betrouwbare bronnen kunnen instaan ​​voor de aanvrager, is dat een goed begin. Gebruik interviewtijd om fraudekwesties aan te pakken. U kunt het karakter van de kandidaat lezen door eenvoudig te praten. Loop hem of haar door hypothetische scenario's met betrekking tot fraude. Dit zal u informeren over het denkproces van de aanvrager, samen met het verzenden van de boodschap dat uw organisatie dergelijke zaken serieus neemt.

7. Stel een budget in

Je kunt niet veel eenvoudiger dan dit krijgen. Stel een budget in en houd u eraan. Dit is een manier om te weten waar je geld naartoe gaat voordat het er daadwerkelijk naartoe gaat. Door verwachtingen te creëren, kun je zien waar je geld naartoe moet gaan en het vergelijken met de realiteit van de situatie. Budgettering helpt overbestedingen te voorkomen. U zult weten hoeveel geld aan elke categorie moet worden besteed en beter in staat zijn om discrepanties te herkennen. Het is waarschijnlijk dat u uw budget moet aanpassen naarmate de tijd vordert. Dat is prima. Maar ongeacht de voorspelbaarheid van toekomstige activa, ga altijd door met een budget op basis van uw beste schattingen.

8. Audits

Periodieke verrassingsaudits helpen de financiën van de organisatie te verifiëren. Hoewel ze niet worden uitgevoerd met als enig doel fraude op te sporen, zijn audits een hulpmiddel bij het beoordelen van de geldstroom.Niet alle organisaties zullen zich een audit kunnen veroorloven. Als dit het geval is, gebruik dan een andere externe partij om de boekhoudkundige informatie en de transactiegeschiedenis te controleren. Een externe partij kan fungeren als een broodnodige tweede set ogen en helpen bij het ontdekken van onoplettendheid. Naast het daadwerkelijk detecteren van fraude, dienen dergelijke beoordelingen ook als preventieve maatregelen, waardoor medewerkers weten dat de organisatie actief op zoek is naar misstappen.

9. Handtekeningen over cheques

Als er twee handtekeningen nodig zijn voor cheques die zijn geschreven in de naam van de organisatie, zijn ten minste twee mensen verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van de transactie. Nogmaals, dit gaat terug naar het verdelen van arbeid en het vergroten van het aantal mensen dat nodig is om een ​​transactie te voltooien. Als iemand zonder toezicht cheques mag schrijven, staat de deur voor fraude wijd open. Blanco cheques moeten ook worden vermeden waar mogelijk.

10. Klein geld

Het terugdringen van fraude vindt plaats op elk niveau van de financiën van de non-profitorganisatie. De meeste organisaties onderhouden een voorraad kleine bedragen voor kleine, vaak onvoorspelbare transacties. Maak niet de fout om uit het oog te verliezen hoe klein geld wordt besteed. Ja, het is meestal bedoeld voor verschillende delen, maar omdat het in de vorm van dollarbiljetten komt, is klein geld gemakkelijk te misbruiken. Houd de ontvangsten vast en houd een goed overzicht van de uitgaven. Zorgvuldige controle van kleine transacties zal fraude op hogere, schadelijkere niveaus ontmoedigen.