Planning Not Accounting |

Verschillende dimensies

Vandaag is weer een Sterrenpoort, de plaats waar twee dimensies samenkomen. En in dit geval is het geen science fiction, het is net zo echt als het bedrijf zelf. Een van deze dimensies is accounting. De andere is van plan. Ze ontmoeten elkaar vandaag.

In principe gaat het zo: de boekhouding eindigt vandaag en gaat terug in het verleden. Planning begint vandaag en gaat vooruit naar de toekomst.

Als dat je als theoretisch of conceptueel, misschien een beetje onpraktisch, valt, denk dan nog eens goed na. Dit is belangrijk. Het kan onnodige hoofdpijn en stress besparen. Het helpt u in de juiste dimensie te blijven en begrijpt dat de financiële projecties in uw bedrijfsplan niet bedoeld zijn om in ondragelijke details te worden gebouwd.

Een eenvoudig voorbeeld

Neem de balans hier, een voorbeeld van Wikipedia. De zogenaamde balans is een standaard financieel verslag, met een overzicht van de activa en passiva en het kapitaal van een bedrijf aan het einde van een specifieke dag, maand, jaar of wat dan ook. Activa zijn goed, dingen die je bezit zoals geld en grond, of geld dat je verschuldigd bent, zoals debiteuren. Schulden zijn schulden, geld dat je verschuldigd bent, en daarom zie je dingen die "betaalbaar" zijn - wat betekent dat je ze moet betalen - als schulden. Kapitaal is wat er overblijft. Het wordt een balans genoemd omdat het magie is, de magie van dubbel boekhouden, de activa zijn altijd precies gelijk aan de verplichtingen en de hoofdsom.

0

Deel deze afbeelding

meer

Slingpic

Mogelijk gemaakt door

Is dit een boekhoudingsverslag of een projectie in een bedrijfsplan? Je kunt het niet vertellen. Het ziet er hoe dan ook precies hetzelfde uit. In werkelijkheid zijn het echter andere dimensies. Accounting gaat in steeds meer detail terug van vandaag naar verleden

Als het gaat om de boekhouding, dan is elk daar getoond cijfer eigenlijk een samenvattend rapport van een database vol transacties. Het kassaldo is vergelijkbaar met uw kasboeksaldo, het is het resultaat van het optellen van alle stortingen en het aftrekken van alle cheques. Wat zij debiteuren noemen, is de som van alle bedragen die verschuldigd zijn door alle verschillende klanten, een rapport van honderden of misschien wel duizenden verschillende transacties. U maakt een verkoop, laat een factuur achter, wacht om betaald te worden, wordt uiteindelijk betaald, registreert de transactie, debiteert contanten en debiteuren, enzovoort, via een verzameling specifieke transacties. De $ 52.000 die wordt gerapporteerd als grondwaarde kan zijn wat u hebt betaald voor grond, maar het kan de oplossing zijn van tientallen landtransacties, sommige verkopen, anderen kopen en dat is de balans.

Aansprakelijkheidsbalansen, zoals activa, zijn gebouwd vanaf de onderkant boekhouding door alle transacties bij te houden en het eindresultaat samen te vatten. Te betalen nota's kunnen tientallen kleine handelswissels zijn die ergens op een piek zitten, of een lening van de bank, in welk geval het gerelateerd is aan het startleningbedrag minus het totaal van alle hoofdbetalingen.

Ik hoop dat u het idee krijgt: accounting is een enorme verzameling samengevatte transacties in het verleden. Concentreer u op elk nummer in een boekhoudingsverklaring en u moet kunnen inzoomen op meer detail, tot aan elke individuele transactie.

Planning maakt redelijkerwijs opgeleide schattingen

Planning gaat vooruit van vandaag naar de toekomst in een steeds toenemende samenvatting en aggregatie. Overweeg nu, als u wilt, diezelfde illustratie als onderdeel van een bedrijfsplan, waarbij u een schatting maakt van wat het saldo over twee of drie jaar zal zijn. Probeer niet eens, niet voor een seconde, te denken dat je geld gaat schatten door de details van duizenden transacties in te schatten en ze op te tellen. Je gaat geen bezittingen schatten door te raden wat je gaat kopen, en wanneer (en niet te spreken over afschrijving, dus doe alsof ik dat niet heb gedaan). Je gaat geen schulden schatten door te raden wanneer je elke lening hebt afgesloten, precies wat je hebt gekocht en wanneer. Nee, dat is onmogelijk en dom. U gaat een manier vinden om uw geld, uw bezittingen en uw aansprakelijkheden te raden op basis van beter onderbouwde schattingen die logisch zijn gekoppeld aan de grote stromen, zoals verkopen.

We zullen later samenwerken om een ​​redelijke schatting te maken, maar ter wille van de illustratie, ik heb enkele voorbeelden om het verschil in dimensies te verklaren:

Debiteuren zijn geld dat klanten u verschuldigd zijn. U maakt de verkoop maar u levert een factuur af en wacht op uw betaling; zo gaat het in de business-to-business verkoop. Dus je moet raden hoeveel geld daar zal zitten, op belangrijke punten in de toekomst, wachtend om betaald te worden. Elke dollar in debiteuren is een dollar minus contanten, omdat deze als verkopen is geboekt maar u niet over het geld beschikt. U probeert echter niet alle specifieke verkooptransacties met alle specifieke klanten te raden en ze allemaal op te tellen en uit te zoeken waar het totaal over twee of drie jaar zal zijn. In plaats daarvan raden jullie aan welk percentage van de verkoop betrekking heeft op facturen en wachten, en dan raden jullie aan hoeveel dagen je gemiddeld moet wachten, en je kunt wat getallen doen om een ​​goede inschatting te maken.

Je raadt niet wat je zijn verschuldigd door het optellen van alle ingebeelde rekeningen van sommige geraden-bij toekomstige aankopen. In plaats daarvan schat u hoeveel u in kosten betaalt als een kwestie van percentages van verkoop en loonlijst of zoiets, schat dan ongeveer een maand waarde van dat als schulden.

Ik ga de voorbeelden niet nader toelichten omdat ik denk dat dat al genoeg is om het punt te maken. Je moet enkele logische gissingen doen.

Waarom doet dit het?

• Top-down versus Bottom-up
• Om de zoveel tijd kom ik iemand tegen die probeert het minutieuze detail van de geraamde rentekosten te beheren om verschillende leningen mogelijk te maken met verschillende tarieven en voorwaarden als onderdeel van een businessplan. Of iemand probeert activa te raden door de gedetailleerde aankoopdatums en -waarden te raden. En dan zijn er mensen die proberen toekomstige rekeningen van klanten te projecteren, met de toekomstige verkoop- en betalingspatronen van elke klant.

Het probleem is natuurlijk dat het echt moeilijk is om te doen. U kunt uw hele leven bezig zijn met het berekenen van details en komt nooit zo dicht in de buurt als u zou doen met een goede schatting.

Vergelijk het niveau van zekerheid: laten we zeggen dat de rente gewoonlijk een percentage of twee is van de totale uitgaven, en de uitgaven zijn normaal gesproken ongeveer twee- derde van de omzet. Als uw verkoopraming voor toekomstige jaren in beide gevallen binnen 5% ligt, doet u het veel beter dan de meesten. Hoe verkeerd kan je gaan met een eenvoudig geschatte rentevoet, en hoeveel heeft dat invloed op je projecties? Spreken we niet over kleine percentages van kosten, in een systeem dat andere elementen moet schatten die honderden keren meer onzekerheid hebben?

Hier is een voorbeeld met cijfers: een bedrijf is van plan om $ 1 miljoen te verkopen en heeft rentelasten van $ 10.000. Het bereik tussen plus of min 5% in de verkoop is $ 100.000, van $ 950.000 aan de lage kant tot $ 1.050.000 aan de hoge kant. Dus mis je de verwachte rente met $ 2.000? Of misschien $ 5.000? Uw projectie hangt af van de schatting van de omzet, de kostprijs van de omzet, alle uitgaven plus de stroom van activa en passiva. Er is veel onzekerheid in dit systeem, dat is noodzakelijkerwijs onderdeel van het proces. Uiteindelijk zul je de onzekerheid beheren door je resultaten elke maand bij te houden en het verschil te controleren tussen wat je hebt gepland en wat er werkelijk is gebeurd,

Ik stel voor dat we hier even over nadenken. Is het logisch dat bedrijfsplanning de toekomst zo exact projecteert dat het niet goed genoeg is om een ​​eenvoudige gemiddelde geschatte rentevoet voor uw verwachte verplichtingen te gebruiken? Heeft u echt tijd om de gedetailleerde impact van meerdere hypothetische rentetarieven op meerdere hypothetische leningen te modelleren als onderdeel van een projectie die afhangt van een geschatte verkoopprognose?

Planning is voor het nemen van beslissingen, het stellen van prioriteiten en management. Boekhouding is natuurlijk ook voor informatie en management, maar er zijn wettelijke verplichtingen met betrekking tot belastingen. Boekhouding moet noodzakelijk heel diep in detail gaan. Planning vereist een balans tussen detail en concept, omdat er soms momenten zijn waarop te veel detail niet productief is.

Goed nieuws: het maakt dingen gemakkelijker

Dit is echt goed nieuws voor bedrijfsplanning. Wat het betekent is dat je geen beeld hoeft te schetsen van je financiële toekomst door elke steen in elk gebouw te detailleren. Je kunt het met een breed penseel doen. Dat maakt het niet minder realistisch, in feite maakt het het meestal realistischer, althans dat is wat ik heb gezien terwijl ik met duizenden mensen aan duizenden bedrijfsplannen werkte.

We zijn menselijk. We werken beter in het verbeelden van de toekomst in schaal dan in het bouwen van steen en aarde in onze geest. <0> Accountadministratie kan nooit verkeerd zijn. Businessplannen zijn altijd fout (niet dat ze niet nuttig zijn - het is net als lopen of sturen, de waarde zit in de correctie en het beheer van waar en waarom ze ongelijk hebben, maar dat is een ander hoofdstuk.)

Een finale Waarschuwingstekst

Het verschil tussen planning en accounting is bijzonder moeilijk voor goed opgeleide accountants. Ze leerden rapporten van onderaf op te bouwen, uit de details, en het kan ze gek maken als je schattingen maakt met percentages en algebra en gewoon gezond verstand voor iets dat ze hebben geleerd om uit nauwgezette details te bouwen.

Belangrijker dan ze gek te maken, helaas, is dat soms dit dimensionale ongemak de accountants zo ongelukkig maakt dat ze zullen zeggen dat je schattingen verkeerd zijn. In deze gevallen zijn ze vaak onbegrip over wat het betekent om de toekomst in samenvatting te projecteren in plaats van de details uit het verleden te tellen. Vergeef hen, ze bedoelen het goed; maar laat ze je ook niet gek maken. Blijf bij de planning.