Small Business Succesverhaal: Marks Group helpt KMO's de cloud te bereiken

Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent, gebruikt u waarschijnlijk computers en al die technologische dingen om uw bedrijf te runnen. Maar misschien gebruik je de technologie nog steeds op de ouderwetse manier, zoals kleine bedrijven het bijvoorbeeld in 2010 deden.

U hebt waarschijnlijk pc's op kantoor, servers in een achterkamer die ze op een netwerk aansluiten en een andere uitrusting waar u al uw gegevens opslaat. De software die u gebruikt, is waarschijnlijk in een doos met krimpfolie geleverd en u hebt een IT-expert ingehuurd om deze te installeren en uw netwerk uit te voeren.

Ja, dat is oud.

Dat is zo'n beetje wat een verwarmings- en koelbedrijf in Pennsylvania had en wat het uiteindelijk achterliet, dankzij een klein bedrijf genaamd de Marks Group dat andere kleine bedrijven helpt om de 21ste-eeuwse manier van techgebruik in te zetten.

Misschien vind je dit ook leuk:

Beste Small Business lening opties

Slecht krediet? Uw bedrijf heeft nog steeds opties

Uw bedrijf uitbreiden? Hier is waar u kunt afslaan

Hoe APR's voor online zakelijke leningen te begrijpen

De cloud, gedefinieerd

U bent misschien net als de meeste kleine bedrijven in het land die nog niet naar de cloud zijn gegaan. Die cloud verwijst naar het systeem waarin gebruikers toegang hebben tot rekenkracht via een op het web gebaseerd netwerk, in plaats van alles op hun kantoor in te stellen.

In de cloud worden de meeste van uw taken voor kleine bedrijven - uw boeken beheren, voorraad bijhouden, zorgen dat uw klant tevreden is - online gedaan. U hoeft uw eigen servers en andere apparatuur niet te kopen en in sommige gevallen hoeft u geen IT-personeel aan te nemen om uw netwerk te beheren. Iemand anders zal dat voor je doen.

In het verleden werd dit utility computing genoemd, omdat het vrijwel de rekenkracht omzet in een hulpprogramma, zoals water of elektriciteit.

In plaats van vooraf een softwareapplicatie te betalen, betaalt u meestal een maandelijks abonnementsbedrag op basis van het aantal gebruikers. In plaats van al uw gegevens op kantoor te hebben, wordt uw informatie ergens anders in een datacenter opgeslagen, misschien zelfs honderden kilometers van waar u bent.

Meer dan de helft, of 57%, van kleine bedrijven in de Verenigde Staten maakt geen gebruik van cloudtechnologieën, vergeleken met 43% dat wel, volgens een rapport van 2013 van de National Small Business Association. Maar hier is nog een opvallende statistiek: slechts vijf jaar geleden, in 2010, behandelde slechts 5% van de kleine bedrijven hun technologie via de cloud.

Snelle besparingen

Een van de nieuwe converteerders van cloud computing is Oliver Heating & Cooling, een 44 jaar oud bedrijf met ongeveer 200 werknemers in Morton, Pennsylvania.

Het bedrijf richtte zich onlangs tot de Marks Group, een klein bedrijf gevestigd in de buurt van Philadelphia met 10 medewerkers dat bedrijven helpt efficiënter te werken door nieuwe informatietechnologieën te omarmen, inclusief cloud-gebaseerde systemen.

Oliver worstelde met 'verouderde software' om klanten bij te houden, aldus Todd Whitmire, de IT-directeur van het bedrijf.

"We hadden problemen met het volgen van leads en verkopen", vertelt hij aan Investmentmatome. "We hadden moeite om alle informatie te verzamelen. Het krijgen van alle rapporten begon extreem moeilijk te worden."

De Marks Group heeft het systeem van Oliver naar Microsoft Dynamics gemigreerd. Het bedrijf heeft gekozen voor de cloudversie. Het kostte ongeveer $ 20.000, inclusief de vergoedingen aan de Marks Group.

Het bedrijf realiseerde bijna onmiddellijk besparingen. In het verleden moest Oliver tot $ 15.000 vooraf betalen voor licenties en tot $ 2000 voor elke update. Met het cloudgebaseerde systeem betaalt Oliver een maandelijks bedrag van $ 65 per gebruiker, of ongeveer $ 950 per maand.

Ze hebben ook gered door geen hardware te hoeven kopen. Oliver besteedde om de vijf tot zeven jaar ongeveer $ 137.000 om nieuwe servers te kopen, wat zich vertaalt naar ongeveer $ 30.000 per jaar.

"We lopen nu voorop, omdat we geen $ 30.000 per jaar uitgeven aan servers", zegt Whitmire.

Er is ook het gemak en de efficiëntie van hun nieuwe klantrelatiebeheer, of CRM, systeem.

"Het is de moeite waard", zegt hij. "Het is live-informatie en u kunt meer informatie inwinnen. Je weet hoe executive managers die dashboards bevallen. Ze kunnen alles live zien. Het geeft ze een warm, donzig gevoel."

De 21e eeuw ingaan

Dat is goed nieuws voor Gene Marks, de eigenaar van de Marks Group, die ook een populaire column schrijft over kleine bedrijven voor de Washington Post, Forbes, de Huffington Post en het tijdschrift Entrepreneur.

Hij werd een evangelist voor cloud computing na zijn eigen ruwe ervaring met bedrijfssoftware.

Hij startte de Marks Group in 1994 met zijn vader, die, zei hij, "de slechtste boekhoudsoftware ter wereld aan het verkopen was, een applicatie die hij zelf ontwikkelde en die nooit de prime time bereikte."

"Na zes tumultueuze jaren gebeurde er iets geweldigs: het jaar 2000, dat zijn software in wezen uitschakelde", zegt hij, verwijzend naar de zogenaamde Y2K-crisis waarmee computersystemen over de hele wereld werden geconfronteerd.

Dus hun bedrijf verlegde de strategie en begon met het doorverkopen van andere softwareproducten en ondersteunende diensten.De Marks Group biedt nu zowel cloudgebaseerde als on-premise bedrijfsapplicaties voor een reeks taken, van het beheren van klantrelaties tot het monitoren van voorraad tot het bijhouden van de financiën.

Marks noemt vijf kerntaken die kleine bedrijven in de cloud zouden kunnen doen:

1. U kunt uw klantenaccounts beheren via 'Customer Relations Management' of CRM, programma's, zoals Zoho.com.
2. U kunt uw financiën en transacties beheren met behulp van een programma zoals Xero.com.
3. U kunt het uw medewerkers gemakkelijker maken om samen te werken en bedrijfsactiviteiten te coördineren, via toepassingen zoals Microsoft Office Live 365.
4. U kunt het eenvoudiger maken om projecten te beheren met een programma zoals Basecamp.
5. U kunt uw communicatie binnen het bedrijf sneller en efficiënter maken. Marks citeert de populaire communicatie-app Slack.

Veteraan-technologieanalist Roger Kay van Endpoint Technologies Associates zegt dat "kleine bedrijven de cloud zeker kunnen gebruiken", vooral omdat hun opties gestaag groeien. "Met betrekking tot cloud is er voor elk wat wils", vertelt hij aan Investmentmatome.

De cloud is niet altijd gemakkelijk te verkopen aan kleine bedrijven. Marks haalt drie veelgestelde vragen aan.

"Waarom moet ik maandelijks betalen voordat ik net een keer heb betaald?"

"Hierop leg ik uit dat ze niet langer te maken hebben met jaarlijks onderhoud, hardware, upgrades, back-ups en toegang", vertelt hij aan Investmentmatome. "Dit verlaagt de eigendomskosten."

"Hoe weet ik dat mijn gegevens veilig zijn?"

"Hierop vraag ik of ze eerlijk denken dat hun eigen interne beveiliging eigenlijk beter is dan Microsoft, Salesforce of andere grote cloudleveranciers," zegt hij. "Het bedrijfsmodel van deze bedrijven is afhankelijk van de beste beveiliging, en hoewel niemand 100% veilig is, hebben ze zeker betere middelen tot hun beschikking."

"Hoe weet ik dat deze cloud-leveranciers er zullen zijn en wat gebeurt er met mijn gegevens als dat niet het geval is?"

Marks antwoordt: "Zelfs als een cloudverkoper problemen heeft, is het meer dan waarschijnlijk dat zijn klanten door iemand anders worden gekocht." In de zakelijke softwarebranche worden leveranciers overgenomen door andere bedrijven en in de meeste gevallen vinden acquirers manieren om te behouden het klantenbestand van het overgenomen bedrijf.

Kay of Endpoint Technologies Associates zegt ook dat hij veiligheid en gemak als de belangrijkste redenen zou willen stellen waarom kleine bedrijven cloud computing zouden moeten omarmen.

"Ik zou de waarde van kostenbesparingen niet meten, maar in de verzekeringswaarde van het niet verliezen van gegevens als bedrijf, wat catastrofaal zou kunnen zijn," zegt hij.

"Ik kende een man die zijn notitieboekje verloor met al zijn spullen erop, en hij had er nooit een back-up van gemaakt. Het bracht hem letterlijk uit de handel. Er is ook een geringe waarde om toegang te krijgen tot uw bestanden vanaf andere machines. Het is bekend dat ik een bestand via een kijker op mijn telefoon opzoek, terwijl ik geen computer bij me had. '

Cloud gemak

De zoektocht naar gemak bracht ook een ander klein bedrijf ertoe zich tot hulp bij de Marks Group te wenden. Thompson Mahogany is een 172 jaar oud houtbedrijf gevestigd in Philadelphia.

General manager Andrew Nuffer zegt dat het bedrijf een systeem wilde verwijderen dat hij 'traag' noemt. Zijn belangrijkste vraag aan de Marks Group, zei hij, was: "Hé, is er een manier waarop mijn jongens toegang hebben tot [ons systeem] op hun iPads of smartphones zodat ze niet naar het kantoor hoeven terug te keren om hun informatie in onze CRM in te voeren?"

Ja, dat was er. Met de hulp van de Marks Group werd Thompson Mahogany een nieuwe convertor van cloud computing.

"Op de lange termijn is het de moeite waard", vertelt Nuffer aan Investmentmatome. Het nieuwe systeem heeft het leven voor hem en zijn werknemers gemakkelijker gemaakt, voegt hij eraan toe. "We kunnen gewoon naar de kant van de weg rijden en iets opzoeken. We kunnen meer werk verzetten."

Maar Nuffer, wiens bedrijf begon in 1843, zegt dat hij nog altijd moeite heeft om de cloud volledig te omarmen. Het bedrijf heeft nog steeds on-premise systemen voor een aantal belangrijke taken, zoals voorraadbeheer.

Nuffer zei dat het bedrijf niet overweegt om die naar de cloud te verplaatsen. "Te veel bedrijfsgeheimen in hen," zegt hij, hoewel hij eraan toevoegt: "Maar wie weet. Dat kan in de komende 10 jaar veranderen. Als je me tien jaar geleden had verteld dat ik alles op een iPhone kon doen, had ik je uitgelachen. '

"Dit is onze eerste stap in dat rijk", zegt hij. "Misschien gaan we verder. Ik weet het niet."

Meer kleine bedrijven zullen waarschijnlijk de cloud blijven omarmen, speculeert Gene Marks.

'"De echte reden? Eigenaren van kleine bedrijven zullen binnenkort geen keus hebben, "zegt hij. "Softwarebedrijven ploegen het grootste deel van hun R & D in cloud-gebaseerde applicaties. Infrastructuurbedrijven maken snelheden en toegang veel sneller. Voor softwarebedrijven is het bedrijfsmodel veel beter, een consistente, voorspelbare inkomstenstroom en meer controle over ondersteuningskosten. Kleine bedrijven zullen daar worden geduwd, leuk vinden of niet. Dus nu is het tijd om ermee om te gaan."

U kunt meer informatie vinden over cloudgebaseerde bedrijfstoepassingen in een Investmentmatome-artikel over 20 Apps voor eigenaren van kleine bedrijven. De Marks Group heeft ook een videopagina over de verschillende cloud-applicaties voor kleine bedrijven.

Benjamin Pimentel is een personeelsschrijfster voor kleine bedrijven voor Investmentmatome. Volg hem op Twitter @benpimentel , op Google+ en verder LinkedIn.

Ga naar voor meer informatie over hoe u een bedrijf kunt starten en uitvoeren Onze site Small Business Guide . Voor gratis, persoonlijke antwoorden op vragen over het starten en financieren van uw bedrijf, bezoekt u de Klein bedrijf deel van de Ask a Advisor-pagina van Investmentmatome.

Foto van Gene Marks met dank aan de Marks Group.