7 Tips voor effectieve facturering

Als eigenaar van een klein bedrijf hou je waarschijnlijk van wat je doet en zou je zelfs kunnen zeggen dat je het gratis zou doen als je kon. Maar aan het einde van de dag hebt u cashflow nodig om uw bedrijf draaiende te houden.

Een factuur is een factuur die naar klanten wordt verzonden voor goederen of services die u heeft verstrekt. Het beschrijft wat er werd verkocht, hoeveel de klant te danken heeft en wanneer en hoe de klant moet betalen. Grote bedrijven hebben toegewijde accountants om hun facturering uit te voeren, maar de meeste eigenaren van kleine bedrijven moeten het zelf doen. En het gemiddelde kleine bedrijf wacht op meer dan $ 5000 aan achterstallige betalingen in een willekeurige maand, volgens een Intuit-enquête onder 1.000 Amerikaanse eigenaren van kleine bedrijven.

Investmentmatome sprak met accountants en facturatieprofessionals over hoe ondernemers facturen efficiënter kunnen voorbereiden en sneller betaald krijgen.

1. Automatiseer het proces

Als u dit nog niet hebt gedaan, stelt u software in om uw facturen te automatiseren. De meeste boekhoudplatformen zoals QuickBooks, Xero, FreshBooks en Wave Accounting bevatten factureringsmogelijkheden, of u kunt zich aanmelden voor een service die alleen facturen bevat, zoals Bill.com, Hiveage en Billbooks.

"Het is tijd om te migreren van Excel en PDF's naar cloud-factureringstoepassingen", zegt president-directeur Sagar Kogekar van Billbooks in een e-mail aan Investmentmatome. "Er zijn enorm veel software, en u bespaart tijd en geld als u er een kiest."

Ongeveer 70% van de kleine bedrijven gebruikt factureringssoftware, volgens een onderzoek onder 2015 van meer dan 200 kleine bedrijfsleiders door Concur, een bedrijf in Bellevue, Washington, dat geautomatiseerde factureringsdiensten en onkostenbeheerproducten aan bedrijven biedt.

Het gebruik van factureringssoftware vermindert fouten en bespaart geld. Bedrijven die hun factureringsprocessen automatiseren, verlagen de factureringskosten met 40% tot 70%, volgens een rapport van 2012 van Ardent Partners, een kantoor in Boston dat supply management onderzoekt. Automatisering zorgt ook voor een snellere facturering, zodat ondernemers zich meer kunnen richten op het runnen van hun bedrijf.

"Ze kunnen hun kostbare tijd besteden aan het dragen van hun CFO-hoed in plaats van aan hun handmatige gegevensinvoerhoed", vertelt Concest productmanagementdirecteur Jessica Staley aan Investmentmatome.

2. Stuur geschreven offertes

Beheer, indien mogelijk, de verwachtingen van uw klanten door hen een schriftelijke prijsopgave te sturen voordat u het product of de dienst die u ze aanbiedt, aflevert. Een prijsopgave moet de geschatte kosten van de taak bevatten en hoe u betalingen accepteert, contant, met creditcard, cheque of online. Zorg ervoor dat de klant uw voorwaarden schriftelijk accepteert voordat u de bestelling accepteert.

"Ik ben een groot fan van het documenteren van alles", zegt Sara Rosenfeld, productmarketingmanager bij Wave Accounting.

3. Stel korte betalingsvoorwaarden in

Wanneer u een klant een factuur stuurt, geeft u het tijdsbestek voor de betaling op. De standaard is meestal 30 dagen of korter, maar u kunt elke gewenste tijd kiezen.

De gemiddelde debiteur betaalt twee weken te laat, volgens een Xero-analyse van meer dan 12 miljoen facturen. Experts van Xero raden aan betalingsvoorwaarden in te stellen na 13 dagen of minder als u binnen 30 dagen realistisch betaald wilt worden. Online factureren maakt betalen voor klanten sneller, zegt Amy Vetter, hoofd administratie bij Xero, VS.

"Mensen zijn gewend om dingen online te betalen en hoeven niet per se te wachten om de cheque op vrijdag in te korten", vertelt Vetter aan Investmentmatome. "Het is veel acceptabeler om dat soort [korte] betalingsvoorwaarden bij klanten in te stellen."

4. Maak een nummeringssysteem

Door uw facturen te nummeren kunt u inkomende betalingen voor belastingdoeleinden bijhouden. U kunt letters, cijfers of een combinatie van beide gebruiken om elke factuur te markeren. Kies een systeem dat voor u werkt, maar factureringsdeskundigen raden aan "001" niet te gebruiken voor uw eerste factuur. Als u met een hoger nummer begint, kunnen uw klanten u als een gevestigde expert zien, ook als u een nieuw bedrijf bent.

"Begin met 0053, om er net iets professioneler uit te zien", zegt Faraz Shafaghi, directeur productmarketing en klantbetrokkenheid bij FreshBooks.

5. Gebruik beleefde taal

Hoewel het misschien klein lijkt, gebruiken woorden als "betaal alsjeblieft (datum)" en "bedankt voor je bedrijf" voor facturen je kansen om betaald te worden, zegt Shafaghi. U kunt ook bedankbriefjes of e-mails sturen naar klanten die op tijd of vroeg betalen.

"Herinner uw klant aan andere producten en services die u aanbiedt en dat u hem graag opnieuw zou willen bedienen", zegt Mike Savory, productmanagementmanager voor Sage North America, een boekhoudsoftwarebedrijf.

6. Verzend snel facturen

Zodra u een service hebt voltooid of goederen naar een klant hebt verzonden, stuurt u onmiddellijk een factuur. Dit helpt u om bij de klant te blijven en een precedent te scheppen voor snelheid.

Laat klanten indien mogelijk ter plaatse betalen met een mobiel betalingssysteem zoals Apple Pay of Square. Sommige factureringssystemen, waaronder Wave, Flint Mobile en QuickBooks, laten ook eigenaren van bedrijven mobiele betalingen accepteren.

7. Follow-up

Als u niet onmiddellijk wordt betaald, stuurt u herinneringen aan uw klanten over de betalingstermijnen. Het is gepast om herinneringen een week voordat de betaling moet worden betaald, de dag waarop het moet gebeuren en elke week nadat het laat is, zegt Rosenfeld, van Wave Accounting.Voor items met een groot ticket, zoals een bestelling van $ 5000, is het acceptabel om vaker herinneringen te sturen.

Als u zich zorgen maakt om opdringerig te zijn met te veel vervolgmails, stelt Rosenfeld voor om uw factureringssoftware te gebruiken om geautomatiseerde betalingsmeldingen voor klanten in te stellen.

"Maakt u zich geen zorgen dat het versturen van herinneringen of het anderszins opvolgen van onbetaalde facturen als onbeleefd wordt beschouwd of als een inbreuk op een relatie die u met een klant hebt gevormd", zegt Savory, van Sage North America. "U bent een bedrijf, en de behoefte aan een snelle en volledige betaling zou voor niemand een verrassing moeten zijn."

Voor meer hulp bij het starten en uitvoeren van een klein bedrijf, bezoek onze Small Business Guide.

Teddy Nykiel is een personeelsschrijfster voor persoonlijke financiën voor Investmentmatome. Volg haar op Twitter @teddynykiel en verder Google+.

Afbeelding via iStock