5 Manieren om personeelsplanning eenvoudig te maken |
25 ONGEBRUIKELIJKE MANIEREN OM JE EIGEN MEESTERWERK TE MAKEN
Er zijn tientallen problemen met het rooster die de aandacht van managers en personeel vereisen. Een goed beheerd schema houdt de organisatie in beweging en lost veel complexe situaties op. Laten we vijf manieren bekijken om het proces eenvoudiger te maken.
1. Ken uw team
De eerste stap naar een effectieve personeelsplanning is om een lijst met medewerkers te maken die momenteel voor uw bedrijf of afdeling werken. Naast hun namen en rollen, moet u ook contactgegevens bij de hand houden, evenals relevante vaardigheden en certificeringen. Aanvullende informatie kan zijn of ze parttime of voltijds zijn, evenals eventuele beperkingen voor overuren.
2. Creëer een proces voor de beschikbaarheid van personeel
Geef werknemers de kans om hun gewenste werkuren te communiceren. Door medewerkers de mogelijkheid te geven hun voorkeuren kenbaar te maken, kunnen managers een samenwerkingsomgeving promoten. Als u de voorkeuren van werknemers kent, kunt u bovendien medewerkers in een beschikbare ploegendienst plaatsen die geschikt is voor beide partijen. Beschikbaarheid kan in een kalenderformaat of als een formulier worden bewaard. Medewerkers moeten meer dan één voorkeurshift kunnen kiezen. Ze moeten zich er ook van bewust zijn dat ze soms andere diensten moeten verrichten om alle open openingstijden te dekken.
3. Maak het schema gemakkelijk toegankelijk
Nadat u het schema hebt gemaakt, zorgt u ervoor dat personeelsleden dit gemakkelijk kunnen bekijken en openen. Vaak kunnen personeelsleden vergeten om naar het schema te kijken als het niet op een gemakkelijk zichtbare plaats staat. Bovendien is het gemakkelijk voor personeelsleden om papieren kopieën van hun individuele planningen te verliezen of kwijt te raken. Als het personeel geen gemakkelijke toegang tot het schema heeft, zullen ze vaak te laat komen om te werken (als ze überhaupt verschijnen).
4. Plan het slechtste
Houd bij het ontwerpen van het werkschema rekening met de noodfactor. Een goed ontworpen schema bevat een plan B, zodat de manager niet in paniek hoeft te raken als een medewerker niet komt opdagen of moet vertrekken voor een noodgeval. Het hebben van een overzichtelijke beschikbaarheidstabel helpt hier ook bij. Managers moeten ook duidelijk gedefinieerde regels hebben met betrekking tot diensten en afwezigheden bij het verlichten.
5. Plan de juiste persoon voor de taak
Gebruik uw personeelslijst om ervoor te zorgen dat u werknemers inroostert volgens hun talenten en vaardigheden. Soms, met name in onderbezette omgevingen, zijn managers gedwongen om de verschuivingen te vullen, zelfs met personeel dat niet het best bij de banen past. Dit kan het werk gedaan krijgen; uw bedrijf zal echter veel baat hebben bij processen die zijn geperfectioneerd of net zijn voltooid. Het constant plannen van personeelsleden op posities die niet passen bij hun voorkeuren of vaardigheden kan ook een negatief effect hebben op het moreel van de werknemer.
Om het plannen van werknemers gemakkelijk te maken, kunt u overwegen het handmatige beheerproces te vervangen door een softwareoplossing. Effectieve planningssoftware biedt conflicthantering om foutloze planningen te produceren en biedt de flexibiliteit om aan uw specifieke behoeften te voldoen. Hoe u uw planning ook uitvoert, al uw diensten afdekken met de juiste persoon terwijl u het proces efficiënter en minder stressvol maakt, moet uw uiteindelijke doel zijn.
Afbeelding met dank aan Shutterstock
