Opdelen of niet versnipperen? Recordhouden voor nieuwe bedrijven |

Het starten van uw eigen bedrijf is een opwindende eerste stap in de wereld van het schip. Het is ook het begin van uw relatie met de IRS.

U bent wettelijk verplicht om financiële gegevens bij de hand te houden ter wille van de IRS. Maar welke moet je vasthouden en welke zijn gewoon extra kantoorruimtes?

Bij de online boekhoudservice Bench zijn we experts als het gaat om de fijnere nuances van het volgen van je financiën. In deze handleiding bekijken we welke records u moet bewaren, hoe lang u ze moet bewaren en enkele efficiënte methoden die u kunt gebruiken om uw records georganiseerd te houden.

Zie ook: kan ik dit kosten? Een accountant legt de wereld van afschrijvingen uit

Welke belastingadministratie moet ik bijhouden?

Als u als zelfstandige werkt of een kleine onderneming hebt, moet de IRS u vragen documentatie bij te houden ter ondersteuning van de claims van inkomsten, aftrekkingen of tegoed dat verschijnt op uw belastingaangifteformulier. Dit bewijst dat je verdiend hebt wat je hebt verteld aan de IRS die je hebt verdiend, of hebt gekocht wat je hebt verteld aan de IRS die je hebt gekocht.

Over het algemeen bevat de documentatie die je moet bewaren:

• Receipts
• Bank- en creditcardafschriften
• Facturen
• Geannuleerde cheques
• Facturen
• Bewijs van betalingen
• Jaarrekeningen van uw boekhouder
• Vorige belastingaangiften
• W2- en 1099-formulieren
• Alle andere bewijsstukken die een artikel ondersteunen van inkomsten, aftrek of credits op uw belastingaangifte

Houd er rekening mee dat dit geen uitgebreide lijst is. De aard en juridische structuur van uw bedrijf zal van invloed zijn op welke records u moet bewaren voor de IRS. <> De bewijslast ligt bij u, de bedrijfseigenaar, om alle benodigde documenten te verstrekken. Dus, als u begint met het bijhouden van gegevens, volg dan dit eenvoudige principe:

Houd alles. In het geval van een audit is uw eerste verdedigingslinie kwitanties en belastingaangiften. Als u ze allemaal opslaat, maximaliseert u uw niveau van bescherming. Als u uw kwitanties bewaart, kunt u ook belastingaftrek eisen.

Zie ook: 7 Boekhoudkundige gewoonten Elke moet aannemen

Een mogelijke uitzondering: de regel $ 75

Er zijn enkele kosten waarvoor u bent wettelijk niet verplicht bonnen te bewaren. De IRS vereist bijvoorbeeld niet dat u inkomsten voor reizen (minus onderdak), entertainment, geschenken of vervoer bijhoudt, zolang het volgende van toepassing is:

De kosten, exclusief logies, zijn minder dan $ 75

• De kosten zijn voor vervoer en een bonnetje is niet direct beschikbaar
• Houd er echter rekening mee dat in geval van een audit alle kosten in twijfel kunnen worden getrokken, zelfs die onder de $ 75.

Voor meer informatie, kijk in de IRS richtlijnen voor het aantonen van uitgaven onder de $ 75.

Zie ook: De 'Cheques' voor de boekhouding

Hoe lang houd je je belastingaangiften

De driejarige regel:

Plan om je belasting te houden registraties voor drie jaar na de datum waarop u de aangifte hebt ingediend, of vanaf de vervaldag van de aangifte (welke later is). Als u uw aangifte vroegtijdig indient, wordt deze behandeld als ingediend op de vervaldatum.

Deze regel van drie jaar komt bij ons via het statuut van beperkingen, de periode waarin u, de belastingbetaler, uw belastingaangifte - of waarin de IRS de belastingaangifte kan controleren. Zodra de periode van beperkingen is verstreken, hoeft u geen belastinggegevens meer te bewaren voor die periode.

Uitzonderingen op de regel met drie jaar:

Zoals altijd zijn er uitzonderingen op deze regel. In sommige gevallen moet u gegevens bewaren die langer zijn dan de driejarige verjaringstermijn. Uitzonderingen zijn onder meer: ​​

Oninbare en waardeloze waardepapieren:

Als u de kosten van beide op uw belastingaangifte hebt ingehouden, bewaart u dit record zeven jaar. Ongeldig inkomen:

Als u niet rapporteert inkomen aan de IRS, en het is meer dan 25 procent van het bruto-inkomen vermeld op uw terugkeer, bewaart gegevens voor zes jaar na de datum die u hebt ingediend of de vervaldatum van de terugkeer-wat later is. Werknemersrecords:

Werkgelegenheidsbewijzen moeten worden bewaard vier jaar nadat de relevante loonheffingen verschuldigd zijn of worden betaald - wat later is. Frauduleus rendement:

Als u frauduleus een retourzending invult, zou u hou het beter vast. Er is geen statuut van beperkingen op retouren die de IRS misleiden. Eigendomsrecords:

U moet gegevens bijhouden die betrekking hebben op het bezit van onroerend goed gedurende de duur van het statuut van beperkingen - drie jaar nadat deze eigenschap uw bezit heeft verlaten. Wat eigendomsrecords betreft, moet u documentatie bewaren zoals akten, titels en kostenbasisregistraties. Hiermee kunt u eventuele afschrijving, amortisatie of uitputting berekenen en de winst of het verlies berekenen wanneer u de woning verkoopt of verkoopt.

Zie ook: 6 Fouten bij het maken van rekeningen die kleine bedrijven in gevaar brengen

Hoe Bewaarbonnen en belastingaangiften

Nadat u hebt bepaald welke records u moet bewaren en hoe lang, is het tijd om een ​​systeem voor het organiseren ervan in te stellen.

Gelukkig accepteert de IRS digitale documenten zolang ze complete, nauwkeurige reproducties van de originelen. Op verzoek moet u een leesbare, afgedrukte kopie van een bepaald document kunnen maken.

Dit betekent dat de dagen waarop u een krakende archiefkast gebruikt om uw belastinggegevens op te slaan, voorbij zijn; er zijn een aantal digitale oplossingen die u kunt gebruiken om papierloos te werken en uw archieven op volgorde te houden.

Met opties voor beveiligde cloudopslag, zoals Dropbox, Evernote of Google Drive, kunt u uw documenten veilig online opslaan. Als uw bedrijf eenmaal is gevestigd en u merkt dat u te maken hebt met veel papierwerk, overweeg dan om te investeren in een automatische, snelle scanner om hun online-overdracht efficiënter te maken.

Het is ook een goed idee om een ​​back-up te bewaren van uw documenten, hetzij op een met een wachtwoord beveiligd fysiek opslagapparaat of in een secundaire cloudaccount.

Zie ook: Small Business Accounting 101: 9 Stappen om uw nieuwe bedrijf op te sporen

Records bijhouden voor niet-belastingdoeleinden

Als u niet langer een document voor belastingdoeleinden hoeft vast te houden, controleert u of u ze zeker niet nodig heeft voordat u ze vernietigt. Uw schuldeisers, advocaat of verzekeringsmaatschappij kunnen u vragen om ze langer te bewaren dan de IRS.

Als u online opslag gebruikt en geen documenten verwijdert die u niet langer nodig heeft, kunt u ze permanent archiveren.

Leren om te archiveren navigeren door de grijze gebieden van het bijhouden van kleine bedrijven - en het opzetten van een papierloos systeem van organisatie - zullen u redden van de gevaren van kantoorruzie, terwijl u ervoor zorgt dat u altijd volgens de regels speelt.