Hulpmiddelen, tips en trucs voor beter zakendoen |

Van de vele cursussen die ik op de universiteit volgde, was het schrijven van een bedrijf de meest uitdagende. Studenten wiens plannen zakelijke loopbanen omvatten, zijn niet geïnteresseerd in abstracte regels, verwijzingen naar standaarden, verwarrende juridische taal en andere materialen die in die lessen worden aangeboden. Na een periode die ik besteedde aan het bewerken en schrijven van verschillende documenten, raakten mijn klasgenoten en ik nog meer in de war.

Duidelijk en beknopt schrijven zou gemakkelijk in de bedrijfswereld kunnen plaatsvinden, waar een eindeloos aantal officiële e-mails overdag worden verzonden en waarin belangrijke berichten worden overgebracht. Niet alle zakenmensen zijn echter in staat om effectief te communiceren via geschreven woorden. Gelukkig is er altijd ruimte voor verbetering, zolang we ons maar inzetten voor het ontwikkelen van deze vaardigheid.

Die cursus voor zakelijk schrijven heeft me veel geleerd, maar niet veel praktisch advies gegeven. Na veel e-mails, plannen en zakelijke brieven, heb ik een aantal praktische verbeteringen aangebracht die ik nu met u ga delen.

Zie ook: Een bedrijfsplan schrijven

Hulpmiddelen voor zakelijk schrijven:

Oefenen Zakelijk schrijven is de beste manier om uw vaardigheden te verbeteren, maar u hebt nog steeds een aantal hulpmiddelen nodig die het proces effectiever maken. Na veel vallen en opstaan, vond ik deze vijf tools die nooit falen om geweldige resultaten te leveren:

1. E-mail Excellence

Als u een belangrijke e-mail hebt om te schrijven, maar uzelf naar het lege berichtenvenster staart, is dit de tool die u nodig hebt. Email Excellence biedt een basisoverzicht voor uw berichten met duidelijke uitleg van elk element. En het biedt u zelfs startpunten.

2. NinjaEssays

Deze website is de beste oplossing voor noodsituaties. Als je een dringend document hebt om je voor te bereiden of je kan simpelweg niet de benodigde inhoud schrijven, ongeacht de deadline, dan kunnen de professionele schrijvers van de schrijfservice NinjaEssays je helpen. Het bedrijf biedt schrijvers en editors uit alle categorieën, zodat u uw zakelijke documenten snel kunt schrijven en perfectioneren.

3. Docstoc

Als u een belangrijk document moet schrijven, zoals een vertrouwelijkheidsovereenkomst, een kennisgeving van een vergadering of een beoordeling van de prestaties van medewerkers, moet u controleren of Docstoc een formulier biedt. U hoeft deze documenten niet helemaal opnieuw te maken wanneer u betere en snellere resultaten kunt behalen met een sjabloon.

4. Dragon Dictation

Dit is de perfecte tool voor zakenmensen die meestal comfortabeler praten dan schrijven. U kunt Dragon Dictation gebruiken op uw smartphone, tablet of computer. Het enige dat u hoeft te doen is praten en de tool vertaalt uw woorden naar tekst. Vervolgens kunt u de inhoud exporteren naar een Word-document, e-mail of sociale media.

5. Scrivener

Als je een lang document moet schrijven, kan dit je in Word verwarren met nog meer. Met Scrivener kun je de inhoud in secties bewerken en verplaatsen totdat je de juiste volgorde hebt bereikt. U kunt uw taak ook gemakkelijker maken door onderzoeksinformatie en notities bij de paragrafen in te voegen.

Zie ook: Dingen die u nooit moet vragen Sollicitanten

Een foto geplaatst door Bplans (@teambplans) op 19 januari 2016 om 12: 15 pm PST

Tips en trucs:

Vermijd het benadrukken van woorden

Het eerste te vermijden woord is erg . Het toont je als de minst creatieve persoon ooit. Er zijn verschillende manieren om dat woord in bijna alle constructies te vervangen. In plaats van te zeggen dat iemands bedrijfsideeën "erg conventioneel" zijn, kunt u bijvoorbeeld het woord conservatief gebruiken. In plaats van een sollicitant te omschrijven als iemand met 'een zeer sterke persoonlijkheid', kun je zeggen dat hij vastbesloten, resoluut of onverzettelijk is.

Vermijd overmatig gebruik van voorzetsels

Deze woorden en zinsdelen zijn handig als je een keuze wilt maken vloeiende overgang van de ene paragraaf naar de andere, maar verzwakt vaak de tekst en voegt onnodige woordelijkheid toe. In plaats van te schrijven "We zullen een vergadering hebben over suggesties voor budgetverbeteringen op 12 februari", kunt u zeggen: "We zullen een budgetvergadering hebben op 12 februari." Bij zakelijk schrijven draait alles om efficiëntie.

Vermijd jargon

Zakelijk jargon kan leuk zijn als u met uw collega's praat, maar het maakt u dom in e-mails en documenten. De volgende keer dat je zin hebt om te schrijven lid wordt van een tijgerteam , brandend platform , kerncompetentie , verplaats de naald of denk buiten de doos , je zou een duidelijkere manier moeten vinden om jezelf te uiten.

Het is vooral belangrijk om clichés te vermijden wanneer je communiceert met mensen buiten de bedrijfswereld.

Gebruik geen grote woorden

Onervaren schrijvers denken dat het gebruik van grote woorden hun inhoud beter zal maken. Een 'slim' woord wordt bepaald door het grote aantal lettergrepen dat het heeft. U wilt het woord beginnen gebruiken in plaats van starten of gebruiken in plaats van gebruiken ? Niet doen! Het is altijd beter om te vertrouwen op een duidelijke woordenschat.

Streven naar actieve stem

Passieve zinnen richten zich op het ding of de persoon waarop gehandeld is, zodat de lezer de persoon die verantwoordelijk is voor de actie niet duidelijk kan identificeren. Passieve stem klinkt vaak indirect en veel woorden, wat volledig haaks staat op de principes van zakelijk schrijven.

In plaats van te zeggen "het project was gepresenteerd door Michael", zou je moeten kiezen voor "Michael presenteerde het project."

Maak e-mail berichten korter

Anders loopt u het risico de aandacht van de ontvanger te verliezen. Streef naar vijf of minder zinnen, waardoor het voor de lezer gemakkelijk is om rechtstreeks vanaf zijn smartphone te lezen en te reageren. Als je veel belangrijke dingen te zeggen hebt, probeer dan een vergadering of videoconferentie te plannen.

Gebruik niet te veel uitroeptekens

Het is prima om een ​​punt in zakelijk schrijven te benadrukken, maar het gebruik van te veel uitroeptekens vermindert het aantal impact.

Let op: zet nooit meer dan één uitroepteken aan het einde van een zin. Dat maakt dat je onbeleefd lijkt.

Vermijd woordeloosheid

Dit is de meest voorkomende zwakte in zakelijke documenten. Je hoeft niet aan een lengte-eis te voldoen - die dagen eindigden toen je aan de universiteit studeerde. In plaats van lange zinnen te schrijven die de informatie verdunnen, moet u naar kortere zinnen zoeken die meer essentie bevatten in minder woorden.

Ken uw doelgroep

Als u een geschikte e-mail wilt schrijven, moet u weten wat de ontvanger weet over de kwestie je focust op. U moet de woordenschat, toon en stijl van uw bedrijfsschrift aanpassen, afhankelijk van het publiek en de situatie.

Lees de inhoud hardop

Lees hoe het document of bericht klinkt voordat u het naar een ontvanger verzendt. Dat helpt je niet alleen de stijl en helderheid te verbeteren, maar je kunt ook fouten opsporen zoals ontbrekende woorden, herhaalde zinnen en typfouten.

Zie ook: Een missieverklaring schrijven in 5 eenvoudige stappen

Onthoud: zakelijk schrijven is een belangrijke vaardigheid om te ontwikkelen.

Als ondernemer moet u altijd een grote indruk achterlaten. Het schrijven van een verwarrende e-mail zonder structuur en meerdere fouten is niet de beste manier om dat te bereiken. Hoe hard het ook lijkt, zakelijk schrijven is het waard om aan te werken. Met de tips en hulpmiddelen die hierboven worden vermeld, kunt u uzelf veel efficiënter uitdrukken.

Heeft u aanvullende tips? Heeft u een van deze tools gebruikt om u te helpen bij het schrijven van uw bedrijf? Vertel ons in de reacties.