IT voor kleine bedrijven: van start gaan met de rechtervoet |

Kan ik volledig eerlijk tegen u zijn?

Het leveren van IT-services aan kleine bedrijven is vaak frustrerend.

Dat geldt vooral als u het eerste bent dat u ooit hebt gedaan van iemand horen is wanneer het hele kantoor is ingestort in een catastrofale puinhoop. Ik bedoel, zeker - vanuit het oogpunt van een serviceprovider is er geld te verdienen met de reddingspoging. Maar er is ook dat aanhoudende zeuren dacht dat, met de juiste voorbereidingen, dit alles nooit hoefde te gebeuren.

Hier is de binnenkant vuil over hoe je IT vanaf het allereerste begin moet doen:

Je kunt strategie niet overslaan

OK, ik weet het wat je denkt.

"Ik heb geen IT-strategie nodig. Ik heb alleen wat computers en een internetverbinding nodig. "

En je hebt gelijk. Je kunt hier helemaal mee wegkomen - althans voor een tijdje. De meeste dagen zul je op kantoor verschijnen en het zal allemaal werken zoals de dag ervoor.

Maar, hier is het probleem

Zonder een strategie zul je eindeloos eindeloze noodzakelijke upgrades en vervangingen uitstellen naar infrastructuur. U slaat ook het soort preventie- en onderhoudswerk over waardoor kleine problemen zich niet kunnen ontwikkelen tot rampen.

Dit kan een situatie van "dood door duizend keer knippen" worden - kleine problemen die steeds terugkeren omdat ze nooit goed worden opgelost. De technische kosten en de verloren productiviteit blijven stijgen.

Ze kunnen zich ook ontwikkelen tot all-out rampen die uw hele bedrijf tot stilstand brengen.

Het is niet zo heel anders dan een oude jalopy rijden die nooit een geplande dienst - u doet het om geld te besparen, en toch wordt het zo duur om op de weg te blijven.

En, op dezelfde manier als een oude en slecht onderhouden auto zou kunnen instorten op weg naar de luchthaven, niet-onderhouden IT-systemen kunnen ontploffen in de drukste tijd van het jaar.

Zonder een IT-strategie, beheer je geen IT-problemen - je reageert gewoon als ze zich voordoen.

Plaats een waarde op uw productiviteit

Een groot deel van het probleem hier is dat u waarschijnlijk een veel beter idee hebt van wat het kost om IT-problemen te vermijden dan het kost om ze te ervaren.

Nieuwe hardware-, software- en IT-ondersteuningscontracten meestal komen met duidelijke prijskaartjes. Maar tenzij u een paar bedragen hebt opgemaakt, heeft u waarschijnlijk geen duidelijk beeld van wat uw downtime werkelijk kost.

Hoeveel besteedt u een uur aan de lonen? Hoeveel op een dag voor huur, rekeningen en marketingkosten?

Als uw systemen niet beschikbaar zijn, maakt u toch nog steeds deze uitgaven. Je hoeft gewoon niets voor ze te laten zien.

De slag die je neemt naar reputatie, moraal en momentum is moeilijker te berekenen, maar nog steeds heel echt.

Je hoeft waarschijnlijk niet te veel in de buurt te komen diepte hiermee - je kunt nooit precies voorspellen hoe een bepaald probleem je zal beïnvloeden. Alleen al een ruw idee van de achterkant van de envelop helpt je om je productiviteit beter te waarderen. Maar als je er nooit voor gaat zitten nadenken over wat je downtime werkelijk kost, is de kans groot dat je het drastisch onderschat. Je zult elke vorm van actieve beslissing om controle te krijgen over je IT-problemen voortdurend vermijden en uitstellen, zonder te beseffen hoeveel geld je aan operationele kosten bloedt, aangezien deze problemen je bedrijf bevriezen.

Stel duidelijke verantwoordelijkheid voor IT

Misschien Het ergste van het ontbreken van een duidelijke IT-strategie is dat je de neiging hebt om met niemand terecht te komen die verantwoordelijk is voor je IT-omgeving. <> De meest voorkomende manier waarop kleine bedrijven dit verkeerd aanpakken, is vertrouwen op een medewerker zonder formele IT-rol, maar wie "de computer kent". De andere manier is om een ​​IT-professional op een geïmproviseerde basis bij een probleem te betrekken.

In elk geval wacht u tot dingen fout gaan voordat u actie onderneemt. U lost geen problemen op voordat ze zich voordoen.

Laten we eens kijken hoe dit werkt

Dit zal concreter worden door te kijken hoe het in de echte wereld eruit kan zien.

Laten we zeggen dat, na een paar jaar van regelmatig gebruik, de harde schijf in uw bestand server verslijt. Dit is eigenlijk een van de meest voorkomende hardwarestoringen in een server. Daarom houden zowat elke server dezelfde gegevens op twee schijven. Op die manier schakelt het apparaat onmiddellijk over naar een ander en wanneer u breekt, kunt u doorgaan zonder een seconde productiviteit te verliezen.

De server stuurt ook een bericht naar uw systeembeheerder om hen te laten weten dat de schijf moet worden vervangen. Er is een grote kans dat de schijfposities van uw server "hot swappable" zijn, wat betekent dat de technicus het station kan openen en het station kan vervangen terwijl het nog steeds actief is.

Het is mogelijk dat een drive die ieders werk ondersteunt, in totaal een showstop is. Maar met deze combinatie van nette kleine innovaties, kan het zo soepel worden afgehandeld dat de rest van het kantoor het waarschijnlijk niet eens zal merken.

Tot nu toe, zo goed. Maar wat als niemand deze meldingen ontvangt of controleert dat er iets mis is?

Welnu, u bent slechts één harde schijfstoring verwijderd van uw hele kantoor. Je resterende harde schijf is net zo oud en is exact hetzelfde gebruikt, dus dat moment zal niet al te ver weg zijn.

En hier is het enge deel: omdat niemand hier duidelijk verantwoordelijk voor is geweest, kan het ook de oorzaak zijn op het moment dat je ontdekt dat je back-ups corrupt zijn.

Dit is slechts een van de manieren waarop een kleine kwestie van routine-onderhoud, ongemarkeerd gelaten, kan veranderen in een stressvolle en afschuwelijk dure bevriezing van je hele kantoor.

Het is cruciaal voor de veiligheid

Computerbeveiligingsinbreuken zijn een stijgende kostenpost voor bedrijven van elke omvang. In 2017 verklaarde de miljardair-zakenman Warren Buffett zelfs dat cybersecurity de grootste uitdaging voor de mensheid is.

Zonder duidelijke verantwoordelijkheid voor IT is er geen duidelijke verantwoordelijkheid voor het veilig houden van systemen - om ervoor te zorgen dat software en firewalls correct zijn geconfigureerd, om uw besturingssysteem en uw routerfirmware gepatcht voor beveiligingsupdates.

Niemand die hieraan deelneemt, is een dure en stressvolle inbreuk op de beveiliging niet een kwestie van of, maar wanneer.

In dienst nemen, contracteren of uitbesteden

Als er de hoeveelheid werk om ze bezig te houden, kan het zinvol zijn om een ​​technicus of systeembeheerder in deeltijd of voltijds te huren.

Zeer weinig nieuwe bedrijven zullen deze hoeveelheid werk nodig hebben. Hier kan het logischer zijn om een ​​freelancer aan te nemen om uw systemen op afstand te bewaken en om on-site services te bieden voor het aantal uren dat u nodig hebt.

Of u nu aan het inhuren of contracteren bent, het is belangrijk om iemand met ervaring te engageren IT-services in een zakelijke omgeving. Anders is het al te gemakkelijk om bij iemand terecht te komen die de conventies en standaarden van de industrie niet begrijpt en de dingen op hun eigen rare en prachtige manier doet. Dit laat u met een IT-omgeving die volledig onbegrijpelijk is voor een andere technicus. Dit is waar het nuttig kan zijn om een ​​consultant in te schakelen om u te helpen bij het onderzoeken van kandidaten.

Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben het gevoel dat ze genoeg hebben om te beheren zonder dit te hoeven navigeren en zullen hun IT-ondersteuning in plaats daarvan uitbesteden aan een extern bedrijf..

Houd de controle over de levensduur van uw IT-infrastructuur

Kijk: wanneer uw IT-omgeving alleen u en uw computer zijn, is levenscyclusbeheer eenvoudig. Het enige wat u hoeft te doen is een computer kopen en deze gebruiken. Een paar jaar later zal het een beetje traag worden en moeite hebben om de toenemende eisen van nieuwe software bij te houden. Dat is wanneer u een nieuwe koopt.

Deze "laten we eens kijken wat er gebeurt" benadert niet erg goed. U begint problemen tegen te komen in een complexere omgeving, zoals een client / server-netwerk.

Breuken veroorzaken onderbrekingen en uitvaltijd

Helaas is het een voor een vervangen van dingen meestal wachten tot ze uiteindelijk breken. Dit betekent dat elk artikel dat u koopt de mogelijkheid krijgt om uw werkdag te onderbreken - en misschien op de slechtst mogelijke tijd.

De onderbrekingen en verloren productiviteit zijn vaak veel duurder dan de hardware zelf. U kunt ook extra kosten maken door een callout-vergoeding te betalen aan uw technicus telkens wanneer iets moet worden vervangen.

Uw IT-omgeving zal niet-standaard en complexer worden

Naarmate de jaren vordert, is het grotere probleem met het vervangen van alles een voor een is dat, om alle stukjes en beetjes met elkaar te laten praten, je IT-omgeving geleidelijk one-of-a-kind configuraties en quick-fixes zal verzamelen die uiteindelijk jaren rond blijven hangen.

uw IT-omgeving wordt idiosyncratischer, het wordt veel moeilijker voor technici om dit te begrijpen. Basistaken worden veel meer tijdrovend - op één of andere manier betaalt u voor die tijd.

Een van de meest verontrustende aspecten hiervan is dat u kunt vertrouwen op oude software en oude protocollen - dit kan betekenen dat het toepassen van beveiligingsupdates kan voorkomen dat uw software werkt of dat uw machines met elkaar kunnen praten.

Sommige bedrijven in deze situatie komen uiteindelijk gewoon niet met beveiligingsupdates en laten zich wijd open voor ransomware. In 2017 waren de twee ergste ransomwareaanvallen gericht op een beveiligingsprobleem dat Microsoft al had hersteld.

Door een duidelijke vervangingsdatum voor uw infrastructuur te hebben, kunt u in de komende jaren enkele ernstige kopieën voorkomen.

vervang uw infrastructuur

Een van de leuke dingen over het nemen van controle over de levensduur van de infrastructuur is dat vervangingstijden u niet meer worden opgedrongen. U kunt het voor het gedeelte van het jaar inplannen.

Voor veel bedrijven is dit in de zomer wanneer uw personeel en klanten op vakantie zijn. Maar als de zomer je drukste tijd is, is misschien de winter misschien beter.

Natuurlijk is het trage deel van het jaar ook wanneer de cashflow het kleinst is. Maar door jaren van te voren te weten wanneer alles moet worden vervangen, hebt u voldoende tijd om te budgetteren.

In de aanloop naar deze tijd moet u met uw technicus gaan zitten om uw migratie naar nieuwe infrastructuur goed te plannen. Als de rest van uw kantoor tijdens de migratie niet volledig wordt afgesloten, kunt u ook manieren overwegen om uw werknemers op dit moment productief te houden.

Schrijfbeleid voor IT-beveiliging en herstel

IT-beveiliging gaat over meer dan alleen goed geconfigureerde en bijgewerkte software. Veel aanvallen richten zich op het menselijke beveiligingslek door gebruikers te misleiden tot het uitvoeren van kwaadwillende code of door te raden te raden wachtwoorden.

Natuurlijk kunt u, ondanks uw beste voorbereiding, nog steeds worden verbrand. Daar moet je ook op voorbereid zijn.

Leer je personeel op phishing en spear phishing

Phishing-aanvallen vermommen zich als legitieme e-mails om mensen ertoe te brengen kwaadaardige bijlagen te gebruiken. Steeds vaker worden bedrijven ook het doelwit van 'spear phishing' - een soort phishing-e-mail die is geschreven om een ​​specifiek individu te bereiken.

U moet uw personeel trainen om deze bedreigingen te herkennen. Zorg ervoor dat u hierover een echt gesprek voert, in plaats van hen een document te laten ondertekenen om aan te geven dat zij het bedrijfsbeleid begrijpen. Denk er niet alleen van dat dit spul voor de hand ligt. Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar niet iedereen heeft hetzelfde kennisniveau. Deze aanvallen blijven alleen bestaan ​​omdat ze een deel van de tijd werken.

Intern en extern wachtwoordbeleid

Steeds krachtigere computerhardware maakt het steeds eenvoudiger om wachtwoorden te kraken.

Als u geen wachtwoordbeleid instelt, is het waarschijnlijk beide jij en je personeel hebben iets onzekers gekozen. Goede wachtwoorden moeten minstens 10 tekens lang zijn en niet overdreven afhankelijk zijn van veelvoorkomende woorden. Ze zouden ook uniek moeten zijn.

Omdat het moeilijk kan zijn om een ​​groot aantal wachtwoorden te onthouden die aan deze voorwaarden voldoen, wil je misschien het gebruik van een wachtwoordbeheerder overwegen - we gebruiken LastPass, maar elk van de populaire alternatieven doet veel de moeite hetzelfde.

Rampenherstelplan

De meeste bedrijfseigenaren realiseren zich hoe belangrijk het is om back-ups te maken. Maar minder begrijpen de noodzaak van een noodherstelplan - een gedocumenteerde reeks procedures die moeten worden gevolgd in geval van grote rampen zoals ransomware, inbraak of overstromingen.

Wanneer deze rampen toeslaan, kost elke tikkende seconde van verloren productiviteit u geld. U wilt deze tijd niet echt besteden aan wat u vervolgens moet doen - en het is te laat om eventuele extra voorbereidingen te identificeren.

Plannen voor herstel van een ramp moeten worden herzien terwijl uw IT-omgeving verandert en groeit.

Het gaat om het vermijden van hoofdpijn terwijl je groeit

De meesten van ons hebben een groot deel van ons leven doorgebracht met het gebruik van computers thuis, op school, op universiteit en op de werkplek, zonder ooit echt na te denken over wat onze "strategie" is. We schakelen het gewoon in en gebruiken het om dingen voor elkaar te krijgen.

Deze houding is prima in veel situaties, maar als het is hoe u uw IT-behoeften in een nieuw bedrijf beheert, stelt u zichzelf op voor stress, kosten en hoofdpijn. Het goede nieuws is dat dit kan worden voorkomen. Door goed te plannen wie de baas is over uw IT, hoe lang u verwacht dat het gaat duren, hoe uw personeel het moet gebruiken en wat te doen als er iets misgaat, kunt u uw nieuwe bedrijf de beste kans op succes.