Payroll instellen als nieuwe werkgever |

Wanneer u een bedrijf heeft, bent u verantwoordelijk voor het aannemen van werknemers. Topmedewerkers kunnen u helpen bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, het toevoegen van innovatieve ideeën en het laten groeien van uw bedrijf. Voordat u zich zorgen gaat maken over een strategie voor kandidaat-sourcing of uw eerste medewerker in dienst neemt, moet u een beetje inzicht hebben in de loonlijst.

De meeste bedrijfseigenaren zijn experts in hun branche, niet in de salarissector. Het instellen en uitvoeren van de salarisadministratie lijkt misschien overweldigend, maar als u eenmaal extra handen hebt om uw bedrijf te runnen, is het allemaal de moeite waard.

Lees verder om meer te weten te komen over de verantwoordelijkheden van uw werkgever, zoals het instellen van de loonlijst en het inhouden van belastingen van werknemers lonen. Bij Patriot Software zijn we payroll-experts, dus bekijk de links in dit artikel voor meer gedetailleerde informatie van ons over de verschillende aspecten van het opzetten van uw payroll.

Zie ook: Is het tijd om een ​​werknemer in te huren?

Hoe u een payroll instelt

Als u werknemers bij uw bedrijf wilt aannemen, moet u eerst de payroll instellen. Om payroll uit te voeren, moet je een systeem opzetten; wil je met de hand payroll doen, software gebruiken of een accountant inhuren?

Door je bedrijfsdocumenten georganiseerd te houden, wordt het opstellen van de loonlijst een soepeler proces. Voor het instellen van de salarisadministratie voor uw bedrijf heeft u een beetje informatie nodig over uw bedrijf en nieuwe werknemers.

Bedrijfsinformatie

Voor het instellen van de loonlijst moet u een aantal identificatienummers hebben. U moet een EIN aanvragen (een afkorting van Employer Identification Number), die u van de IRS kunt krijgen. Het EIN is een getal van negen cijfers dat uw bedrijf identificeert. U hebt deze nodig wanneer u belasting rapporteert of belastinggerelateerde informatie naar de overheid verzendt.

Om federale belastingen te betalen, kunt u een elektronische federale belastingbetalingssysteem (EFTPS) -account instellen. Op die manier kunt u online of via de telefoon beveiligde betalingen uitvoeren.

U moet zich ook registreren bij de arbeidsafdeling van uw staat. U hebt een nieuwe meldingsrekening voor huren nodig om nieuwe werknemers aan de staat te melden. Afhankelijk van uw bedrijfslocatie heeft u mogelijk ook status- en / of lokale ID-nummers nodig. En vergeet niet om een ​​werknemersverzekeringsverzekering af te sluiten.

Medewerkersinformatie

Voor het instellen van de loonlijst moet u informatie hebben voor elke nieuwe medewerker, inclusief naam, adres en sofinummer. U zult ook belastinginformatie nodig hebben, zoals hun archiveringsstatus en details over huidige aftrekkingen en bijdragen.

Nieuwe werknemers moeten Formulier W-4 (ook bekend als een werkblad voor persoonlijke toelagen) invullen om in uw salarissysteem in te stellen. Formulier W-4 helpt u te bepalen hoeveel federale inkomstenbelasting u moet onthouden van het loon van elke medewerker.

Medewerkers moeten ook formulier I-9 invullen wanneer u ze in dienst neemt, maar dit formulier heeft geen invloed op de salarisadministratie. Het bevestigt echter de geschiktheid van een medewerker om in de Verenigde Staten te werken, dus het is belangrijk om in te huren. Sommige staten hebben ook E-Verify nodig, een systeem dat u kunt gebruiken om te zorgen dat werknemers zijn geautoriseerd om in de VS te werken

Betaalinformatie

Vergeet niet een van de belangrijkste onderdelen van het instellen van payroll-pay rate en frequentie. Krijgt de werknemer uurloon of een salaris? En, hoe vaak betaalt u ze (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks)?

U heeft een aanwezigheidsbeheersysteem nodig voor het bijhouden van werkuren, overwerk en betaald verlof. En u moet weten of uw werknemers zijn vrijgesteld of onbezoldigd. Als de werknemer in aanmerking komt voor de vrijstellingsstatus, betaalt u deze niet overuren. Neem voor meer informatie contact op met het Amerikaanse ministerie van arbeid. Houd uw loonlijstinformatie georganiseerd om efficiënt te blijven en te voldoen aan wettelijke vereisten.

Om uw loonlijst te beheren, moet u weten hoe u van plan bent om werknemers te betalen. U kunt kiezen uit een aantal verschillende betaalwijzen, waaronder cheques, directe storting, loonkaarten en zelfs contanten. Als u via een directe storting betaalt, verzamel dan bankgegevens van uw nieuwe medewerkers.

Zie ook: Hoe u uw eerste werknemer huurt

Hoe u belasting behandelt

Om te voldoen aan de IRS bij het uitvoeren van de loonlijst, moet u bekend zijn met het inhouden van loonbelasting. Elke betaalperiode moet u belasting inhouden op de brutolonen van elke medewerker. Hoewel dit misschien intimiderend klinkt, is het gemakkelijker om belasting te betalen als u weet welk soort belastingen u moet inhouden. En u moet ook weten wat u met het geld moet doen nadat u het hebt achtergehouden.

Welke belastingen moet u inhouden?

Federale inkomstenbelasting

U moet federale inkomstenbelasting inhouden op basis van het aantal rechten dat een werknemer claimt op formulier W-4.

De IRS-publicatie 15 is een geweldige hulpbron als u besluit om loonlijst handmatig te leren gebruiken. U kunt een van de twee bronbelastingtabellen kiezen om te achterhalen welk bedrag u achterhoudt: de loonschijfmethode of de procentuele methode. Payroll-software berekent automatisch de belastingen voor u.

Wat betekent belastingvrijstelling op formulier W-4 van een medewerker? In bepaalde omstandigheden zijn sommige van uw werknemers mogelijk vrijgesteld van belasting, wat betekent dat u de federale inkomstenbelasting niet van hun loon verliest. Formulier W-4 van de werknemer vertelt u of een werknemer belastingvrij is of niet. Ze moeten u elk jaar voor de deadline een nieuw formulier W-4 geven om de vrijgestelde status te behouden.

Staats- en lokale inkomstenbelasting

Afhankelijk van de staat waarin u zaken doet, moet u mogelijk staatsbelasting inhouden het loon van uw werknemers. En sommige plaatsen vereisen een extra inkomstenbelasting.

Om te weten te komen of u de lokale en lokale inkomstenbelasting moet inhouden voor het loon van de werknemer, moet u uw staat raadplegen.

VAIS belasting

VAIS (federaal) Insurance Contributions Act) belasting omvat twee soorten belastingen: sociale zekerheid en Medicare belastingen. Zowel de werkgever als de werknemer dragen gelijk bij aan de VAIS-belasting. Dat betekent dat u een bepaald percentage van uw werknemersloon zult inhouden en een aanpassingspercentage zult bijdragen.

Elk jaar kan het VAIS-belastingtarief worden gewijzigd. Momenteel is het belastingtarief voor sociale zekerheid 6,2 procent van het brutoloon van elke werknemer. Alleen lonen tot $ 127.200 worden belast. Het Medicare-tarief is momenteel 1,45 procent (op alle lonen) van het brutoloon van elke werknemer. Vergeet niet dat u ook 6,2 procent en 1,45 procent van het brutoloon van de werknemer moet betalen aan de werkgever! En u moet een extra Medicare-belasting van 0,9 procent inhouden voor werknemerslonen van meer dan $ 200.000 ($ 125.000 indien gehuwde indiening afzonderlijk of $ 250.000 indien gehuwde gezamenlijke indiening). Er is geen enkele combinatie van werkgevers voor aanvullende Medicare-belasting.

Alleen voor werkgevers-belasting

Als u werknemers heeft, moet u ook FUTA- en staatsexploitatielasten betalen. Maar u zult deze belastingen niet inhouden van werknemerslonen.

Uw staat zal u uw SUTA-belastingtarief laten weten. Het FUTA-belastingtarief is een percentage van uw werknemerslonen, tot een bepaald bedrag. De meeste werkgevers betalen.6 procent van de eerste $ 7.000 die aan elke werknemer per jaar wordt betaald, tenzij ze in een kredietverminderingsstaat leven.

Wat moet u na bronbelasting doen?

Als u op dit punt hoofdpijn hebt, je bent niet alleen. Omgaan met belasting op arbeid kan moeilijk zijn. Maar wees niet bang, je bent bijna klaar met het begrijpen van de basisprincipes van het omgaan met belasting op arbeid!

Stortschema

Nadat je belastingen hebt ingehouden, dien je ze in te dienen en over te maken aan overheidsinstanties. U moet een stortschema volgen, bepaald door de IRS, om erachter te komen hoe vaak u belastingen betaalt.

Volg voor federale inkomsten en VAIS belastingen een halfweekelijks of maandelijks stortingschema. Uw planning is afhankelijk van uw totale belastingplicht die is gemeld op formulier 941 tijdens een terugblikperiode van vier kwartalen. U moet maandelijks storten als u tijdens de overzichtsperiode een belasting van $ 50.000 of minder heeft gemeld. Als u meer dan $ 50.000 aan belastingen heeft gerapporteerd, moet u semiweekly storten. Raadpleeg de instructies op Formulier 941 voor meer informatie.

Stort FUTA belastingen uit op kwartaalbasis. Perioden voor het vervallen van het kwartaal zijn 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari.

Belastingaangifte

Je moet ook belastingen op overheidsformulieren melden. Rapporteer de federale inkomstenbelasting en VAIS-belasting (socialezekerheids- en Medicare-belastingen) elk kwartaal op formulier 941. U zult ook FUTA-belasting melden op formulier 940, die elk jaar uiterlijk op 1 januari verschuldigd is.

Voor staats- en lokale inkomstenbelastingen en SUTA belasting, je moet de primeur krijgen van je staat. Bekijk de IRS-publicatie 15 voor meer informatie over het storten en rapporteren van belastingen.

Zie ook: Persoonlijke belastingen versus zakelijke belastingen: wat is het verschil?

Vragen, opmerkingen, zorgen?

Voordat u werknemers kunt aannemen, kunt u hoeft u alleen maar werk in het proces voor het instellen van de loonlijst in te voeren. En vergeet niet om belastingen in te houden, te rapporteren en over te maken als u werknemers heeft. Om uw payroll te stroomlijnen, kunt u altijd overwegen om te investeren in een payroll-software die past bij uw zakelijke behoeften. Sommige payroll-softwaresystemen houden in, storten en boeken belastingen. Het enige dat u hoeft te doen, is de broninformatie voor uw werknemers invoeren.

Als u vragen hebt, kunt u altijd contact opnemen met uw lokale belastingkantoor. De IRS biedt ook informatie over arbeidsbelastingen:

Begrip Belastingsontwikkelingen

Werkbelastingen incasseren en rapporteren

Teilstellingscodes voor werkbelasting

• U dacht misschien dat het moeilijk zou zijn om de wettelijke vereisten voor het aannemen van nieuwe werknemers te begrijpen werknemers en lopende loonlijst. Maar u bent een bedrijfseigenaar! Je bent door de wringer gegaan en hebt besloten je passie na te jagen. Het instellen van de salarisadministratie zal beheersbaar zijn, zolang u maar een duidelijk overzicht hebt van wat u moet doen.