Effectieve vergaderingen orkestreren |

[Dit is een gastpost van Helena Hauk van 5th Gear Consulting. Helen benaderde ons om te praten over het orkestreren van effectieve vergaderingen en ik kon geen nee zeggen tegen het onderwerp. - Kai]

Niemand houdt van vergaderingen en als mensen ze kunnen vermijden, doen ze dat. Helaas zijn vergaderingen een noodzakelijk en essentieel onderdeel van zakendoen, vooral omdat uw bedrijf groeit en een-op-een communicatie steeds meer versnipperd raakt. Vergaderingen hoeven de energie niet uit uw organisatie te zuigen (of uw tijd te verspillen). Om te voorkomen dat vergaderingen veranderen in organisatorische vampiers:

1. Begin met een agenda: Weet precies wat u wilt bespreken en communiceer dat naar uw team vóór in de vergaderruimte.
2. Communiceer van tevoren: Laat mensen van tevoren weten welke personeelsleden u verwacht daar te hebben en wat zij moeten meenemen (bijv. Rapporten, statistieken of andere belangrijke informatie). Wees voorzichtig: vertel uw team vóór, tijdens en na hoe veel van je begrijpt de waarde van hun tijd en waardeert dat ze het hebben opgeofferd om je vergadering bij te wonen. Het zal aantonen dat u hun tijd net zo belangrijk vindt als hun eigen tijd en respecteert.
3. Terwijl u in de vergadering bent, is het belangrijk dat u op het doel blijft en de agenda volgt die u vooraf hebt geschetst. De meeste vergaderingen lopen van de baan als je ze dat laat doen. Houd te allen tijde controle. Als iemand vragen stelt die buiten het onderwerp vallen of die niet relevant zijn voor de groep, maak dan een afspraak om naderhand met hen te praten. Op deze manier hebben ze nog steeds het gevoel alsof ze de aandacht en antwoorden krijgen waarnaar ze op zoek zijn, zonder afbreuk te doen aan de groep of de taak die voorhanden is.

Als je je vergadering sluit, zorg er dan voor dat iedereen de volgende stappen goed begrijpt. Wijs alle taken en deadlines toe

vóór u verbreekt de vergadering. Op deze manier leidt uw vergadering daadwerkelijk tot vooruitgang, in plaats van alleen maar onderbrekingen in uw dag. Vergeet niet dat vergaderingen uw bedrijf vooruit moeten helpen, niet uw tijd moeten opslokken. Het is aan jou om de tijdrovende vergadering te verslaan en je team op het goede spoor te houden. Doe het met een goed doordacht plan, sterke communicatie en een strategisch oog naar de toekomst.

"Productiviteit is nooit een ongeluk. Het is altijd het resultaat van een streven naar uitmuntendheid, intelligente planning en gerichte inspanningen. "~ Paul J. Meyer