Hoe u betalingen van uw klanten accepteert |

We weten allemaal hoe uitdagend het is om een ​​goed idee te ontwikkelen en er een echt bedrijf van te maken. U heeft geld nodig, een bedrijfsplan, een website, een bedrijfsmodel - de lijst gaat maar door. Maar heb je nagedacht over de kleine dingen, zoals hoe je daadwerkelijk betalingen van je klanten gaat doen?

Je hebt opties en keuzes om te maken. En wat creditcardbetalingen betreft, hebt u waarschijnlijk niet verder nagedacht dan: "Natuurlijk neem ik creditcards en betaalpassen mee!" Maar hoe? Er zijn meer manieren dan ooit om creditcards en betaalkaarten te accepteren, en het lijkt alsof er elke dag een nieuwe verschijnt. Deze snel veranderende omgeving kan intimiderend zijn voor een klein bedrijf dat zich terecht meer bezig houdt met het vinden van klanten dan na te denken over het verwerken van een betaling. Maar het maken van de juiste keuze is van cruciaal belang voor het maximaliseren van inkomsten en cashflow.

Als u creditcards gaat accepteren, moet u eerst beslissen of u ze wilt overschrijven of de kaartgegevens handmatig wilt invoeren. Dat betekent dat u een fysieke terminal of een virtuele terminal nodig hebt:

Physical Terminal (POS)

Een van de meest gebruikelijke vormen van acceptatie van betalingen is via een fysiek POS-systeem (Point of Sale). Je hebt dit een miljoen keer als consument gedaan door je creditcard door een kaartlezer te vegen en de transactie te verifiëren met je handtekening. En recentelijk heeft u waarschijnlijk een van de nieuwe mobiele swipers gebruikt die een smartphone of tablet in een kassasysteem veranderen - dat hoort ook bij deze categorie.

Voor detailhandelaren met persoonlijke transacties is een kassasysteem meestal de meest kosteneffectieve optie voor het verwerken van creditcards. Als u echter alleen een kassasysteem hebt, zal het handmatig invoeren van kaartinformatie als u de fysieke kaart niet bij de hand hebt, over het algemeen resulteren in een zeer hoge transactiekost voor een "niet-gekwalificeerde" transactie (dwz als een klant belde en wilde iets van je kopen, je zou meer kunnen betalen in de kosten om hun creditcardgegevens telefonisch in te nemen dan persoonlijk - zou je de hogere kosten betalen, of het risico lopen de verkoop te verliezen door ze in plaats daarvan te vragen om langs te komen?).

Virtuele terminal

In de wereld van vandaag doen veel bedrijven geen persoonlijk contact met hun klanten en / of hebben ze niet de luxe om een ​​fysieke creditcard af te vegen. Deze bedrijven - meestal serviceproviders en online verkopers - eindigen meestal met behulp van een virtuele terminal. Een virtuele terminal biedt de mogelijkheid om creditcards online, via de mail en via de telefoon te accepteren. Het stelt u ook in staat om deze transacties te verwerken als "kaart-niet-aanwezig", wat u veel minder kost dan de "niet-gekwalificeerde" koers zoals hierboven beschreven. Het verzamelen van een betaling via een virtuele terminal wordt bereikt wanneer het bedrijf of de klant sleutels opgeeft in de creditcardgegevens (in uw betalingssoftware of op uw website) en klikken verzenden.

Maar het verhaal wordt interessanter! Bovenop de bovenstaande voordelen kunt u met een virtuele terminal ook fantastische dingen doen, zoals terugkerende betalingen instellen, elektronische facturen verzenden en klantgegevens veilig opslaan voor toekomstige transacties. Dit zijn belangrijke hulpmiddelen die u kunnen helpen uw inkomsten te vergroten en uw cashflow te verbeteren, dus overweeg deze voor uw kleine bedrijf te gebruiken. Laten we elke tool van naderbij bekijken:

Terugkerende facturering

Als uw bedrijf uw klanten kosten in rekening brengt een ingesteld tijdsinterval, het opsporen van klanten elke keer dat ze hun betalingsinformatie krijgen (of erop vertrouwen dat ze snel moeten betalen op de vervaldag) kan een enorm gedoe zijn. Het kan uw cashflow ook meer onvoorspelbaar en inconsistent maken dan nodig is. Een groot voordeel van virtuele terminals is dat velen terugkerende betalingsfunctionaliteit bevatten, waarmee u de creditcardgegevens kunt invoeren, een betalingsschema kunt instellen (dit kan zich voor onbepaalde tijd uitstrekken of tot een einddatum voor een vastgesteld betalingsplan) en het niet hoeft aan te raken nog een keer. Het kan ook veel handiger zijn voor uw klanten, omdat ze geen tijd hoeven te verliezen om een ​​betaling te verzenden of in te dienen.

Elektronische facturering

Papieren facturen behoren tot het verleden. Waarom papieren documenten afdrukken, mailen en opslaan als dat niet nodig is? Elektronische facturering zorgt ervoor dat u en uw klanten geen papieren rommel hebben, terwijl ze de kosten verlagen en fouten voorkomen. U kunt niet alleen professioneel ogende facturen naar uw klanten e-mailen, maar een virtuele terminal kan hen ook toestaan ​​om op de factuur te klikken en u online te betalen met hun creditcard. Geen papieren cheques, nee "Het is verdwaald in de e-mail …", en niet te vergeten wie er betaald heeft!

Zie ook: Een factuur maken: een handleiding voor beginners

Veilig opslaan van klantgegevens

Je hebt het de laatste tijd zeker in het nieuws gezien - het veilig opslaan van creditcardgegevens is een groot probleem. Veel bedrijfseigenaren brengen onbewust zichzelf en hun klanten in gevaar door de creditcardgegevens van hun klanten op te schrijven of elektronisch te bewaren voor toekomstig gebruik. Virtuele terminals verwerken en bewaren klantcreditcardgegevens, zodat u dat niet hoeft te doen. Hiermee kunt u ze in rekening brengen voor toekomstige aankopen zonder dat u telkens creditcardgegevens hoeft te vragen en zonder dat uw bedrijf het risico loopt dat gegevens worden doorgegeven. Om nog maar te zwijgen over het feit dat u klantinformatie (zoals adressen en betalingsgeschiedenis) eenvoudig op één plek kunt organiseren.

ACH / eCheck

Creditcards zijn tegenwoordig overal en vrijwel iedereen is vertrouwd met het gebruik ervan. Als eigenaar van een klein bedrijf wilt u waarschijnlijk betalingen zo gemakkelijk mogelijk maken voor uw klanten, dus het is een goed idee om creditcards te nemen. Maar de waarheid is dat het aanbieden van dat gemak aan uw klanten u veel geld kost in transactiekosten. Een goed alternatief is ACH (ook wel eCheck, elektronische cheque of automatische incasso genoemd). ACH is in principe hetzelfde als een cheque, maar dan zonder het papier. U of uw klant voert de bankrekening en routeringsnummers in (dezelfde informatie onderaan een papieren cheque), dient de betaling in en het geld wordt automatisch van de bankrekening van uw klant afgeschreven en in uw geld gestort. U kunt niet alleen eenmalige betalingen verwerken, terugkerende betalingen instellen, elektronisch factureren en accountgegevens opslaan, maar het kost u ook veel minder. Gemiddeld kosten creditcards u ergens tussen de 2 en 3 procent van de verkoop. Het verwerken van ACH-transacties kan echter vaak gepaard gaan met lagere of vaste vergoedingen, waardoor uw bedrijfsgeld wordt bespaard. <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< om een ​​inventaris op te maken van de betalingsopties die u uw klanten wilt bieden wanneer u een beslissing neemt. Bovendien kan de manier waarop de betalingsoplossing wordt geïntegreerd met uw andere bedrijfshulpmiddelen belangrijk zijn voor het stroomlijnen van al uw bedrijfsprocessen. Houd deze punten in gedachten wanneer u aan het shoppen bent voor welke provider u wilt gebruiken.