6 Hulpprogramma's om u te helpen bij het beheer van een extern team |

Af en toe is werken op afstand een aantrekkelijke oplossing geworden voor veel werknemers en werkgevers.

Ongeveer 67 procent van de bedrijven staat toe dat sommige werknemers bij gelegenheid van huis werken, en 38 procent stelt werknemers in staat om op afstand op afstand te werken. De voordelen van een afgelegen werksituatie liggen voor de hand voor werknemers, maar er zijn ook een aantal fantastische voordelen voor hun werkgevers. Onderzoek toont aan dat externe werknemers vaak productiever en tevredener zijn met hun werk. Bedrijven besparen ook op overheadkosten voor kantoorbenodigdheden, ruimte en computers wanneer zij externe werknemers in dienst nemen die hun thuiskantoren gebruiken om hun dagelijkse taken uit te voeren.

Maar wanneer uw werknemers op afstand werken, hoe kunt u het beste toezicht houden op hun werk, hun beheer beheren? projecten en samen brainstormen? Gelukkig maakt technologie dit gemakkelijk - en je kunt beginnen met deze zes online tools.

Zie ook: 20 marketingtools Elke kleine ondernemer moet

1 proberen. Internet Speed ​​Tool

Volgens een rapport van de Washington Post kan de snelheid van het internet worden gekoppeld aan de productiviteit. Uit de in het rapport toegelichte studie bleek dat staten met een hoge gemiddelde internetsnelheid ook een hoger BBP per hoofd van de bevolking hadden, terwijl staten met een lage gemiddelde internetsnelheid een lager BBP per hoofd van de bevolking vertoonden.

Uw werknemers hebben betrouwbaar, snel internet nodig wees productief vanuit huis. De hoeveelheid internetsnelheid die elke medewerker nodig heeft, is afhankelijk van zijn dagelijkse taken. Laat uw medewerkers een internetsnelheidshulpprogramma gebruiken om ervoor te zorgen dat ze een internetsnelheid hebben die hoog genoeg is om grote bestanden te delen, online programma's te gebruiken en videovergaderingen te hosten. Het is een gratis tool die gemakkelijk in gebruik is en waarmee u de internetbehoeften van uw team kunt meten.

De tool zal uw medewerkers een reeks vragen stellen die bedoeld zijn om informatie te verzamelen over hun internetgebruik. Aan het einde van de vragenreeks krijgen uw werknemers een nummer voor hun aanbevolen internetsnelheden. Ze kunnen dit nummer vervolgens naar hun internetproviders sturen om ervoor te zorgen dat ze voldoende internetsnelheid hebben om hun persoonlijke en professionele internetgebruik af te handelen en vertragingen te voorkomen.

2. Google Drive

Studies hebben aangetoond dat de gemiddelde werknemer acht zoekopdrachten moet uitvoeren om de juiste documenten en informatie te vinden die ze nodig hebben om een ​​bepaalde taak te voltooien. Dit proces wordt nog frustrerender voor externe werknemers die een probleem niet snel kunnen oplossen door naar uw bureau te komen om te bepalen waar een document kan worden gevonden. Dit is de reden waarom het verzenden van meerdere versies van documenten naar verschillende teamleden een ramp is.

Met Google Drive is het eenvoudig om bestanden te maken en in realtime samen te werken. U en uw teamleden kunnen elkaars bewerkingen bekijken, opmerkingen toevoegen en gelijktijdig aan hetzelfde document werken. Wanneer een medewerker bestanden opslaat in zijn Drive, kan hij deze op elk apparaat openen.

Google Drive is gratis te gebruiken voor iedereen met een Gmail-account en het aantal bijdragers is onbeperkt.

Zie ook: Hoe Uw eerste werknemer inhuren

3. Trello

Studies tonen aan dat voor elke geïnvesteerde $ 1 miljard $ 122 miljoen wordt verspild vanwege de underperformance van projecten. Daarom is effectief projectmanagement absoluut essentieel voor elk team dat de efficiëntie en winstgevendheid wil optimaliseren.

Projectmanagement is noodzakelijk voor elk team, maar het is vooral handig wanneer uw team op afstand werkt. Trello is een efficiënt projectbeheersysteem dat samenwerking vereenvoudigt. Met Trello's boards kun je stappen maken, taken aan teamleden toewijzen en de voortgang van je team in kaart brengen.

Er zijn geen lidbeperkingen en de app is gratis, dus je kunt hem gebruiken op je computer, smartphone of tablet. Als u wilt integreren met Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox en andere hulpmiddelen, is een Business Class-optie beschikbaar voor een maandelijkse vergoeding van $ 9,99 per gebruiker.

4. HipChat

Wanneer uw werknemers op afstand werken, mist u de voordelen van directe gezichtsduur en interactie. Met HipChat, een instant-messaging-app voor bedrijven, kunnen jij en je teamleden video- of tekstchatten, bestanden overbrengen, schermen delen en meer. Wanneer je hele team HipChat gebruikt, voelt het alsof iedereen op hetzelfde kantoor samenwerkt.

De basisversie is gratis voor onbeperkte gebruikers, en als je wilt videochatten, schermdelen en andere geavanceerde mogelijkheden, is HipChat Plus beschikbaar voor een maandelijkse bijdrage van $ 2,00 per gebruiker.

Je kunt ook een-op-een gesprekken plannen tussen werknemers en managers met deze app, die voor je belangrijk is om op een maandelijkse basis contact te maken met basissen met elk van jouw externe teamleden. Als u niet zeker weet hoe een succesvolle een-op-een vergadering er uit zou moeten zien, biedt Tiny Pulse een uitstekende gids voor wat moet worden besproken tijdens maandelijkse individuele vergaderingen met uw werknemers.

Zie ook: Wat bepaalt uw bedrijf cultuur?

5. Tijdige

casestudy's van organisaties die tijdregistratie hebben geïmplementeerd, hebben aangetoond dat het gebruik van een tijdregistratiemethode om te zien hoe medewerkers hun tijd doorbrengen niet alleen gunstig is voor managers om te begrijpen hoe een gemiddelde dag er voor hun werknemers uitziet, maar dat het kan ook de productiviteit van werknemers aanzienlijk verhogen.

Het is moeilijk om de uren van externe werknemers bij te houden en te controleren hoe lang het hen kost om taken te voltooien. Als u op tijd werkt op de achtergrond van de computers van uw teamleden, kunt u een digitaal logboek bijhouden van alle projecten. U kunt voltooiingsdoelen instellen, de opgenomen tijd vergelijken met schattingen en projecten organiseren op basis van hun prioriteit.

Als u al uw teamleden op hetzelfde account wilt beheren, is het Professional-plan beschikbaar voor een maandelijkse vergoeding van $ 14,00 per gebruiker.

6. RealtimeBoard

Uit rapporten blijkt dat werknemers die zeer betrokken zijn bij de organisaties waar zij ver van werken, 87 procent minder kans hebben om weg te gaan dan werknemers die zich niet bij hun bedrijf horen.

Hoewel het een beetje lastig is om ervoor te zorgen dat uw externe medewerkers zich bezighouden, een manier vinden om hen te helpen zich onderdeel te voelen van uw bedrijf, is een belangrijke stap in het voorkomen van een hoge omloopsnelheid van uw externe team.

Werken op afstand kan minder stressvol zijn dan pendelen, maar u mist waterkoelergesprekken en whiteboard-brainstormsessies. RealtimeBoard is een visuele samenwerkingsapp die als een virtueel whiteboard fungeert en een digitale versie biedt van deze mogelijkheden voor teambinding. In realtime kunt u diagrammen maken, onderzoeken, brainstormen, plaknotities toevoegen en meer. De app is gratis voor maximaal drie leden en plannen beginnen bij $ 40,00 per maand voor vijf leden.

Het beheren van een extern team kan een uitdaging zijn, maar investeren in technologie kan het gemakkelijker maken om samen te werken, te communiceren en de productiviteit op te volgen. Als u enkele van deze hulpprogramma's toevoegt, kunt u uw bedrijfsactiviteiten stroomlijnen en uw externe team in een meer collaboratieve en productieve werkgroep veranderen.