5 Eenvoudige stappen voor beter beheer |
Tip: Beter concentreren in 5 stappen
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op SBA.gov. Het is hier met toestemming opnieuw gepubliceerd.
Goed nieuws: dit is een eenvoudig proces, met vijf eenvoudige stappen, die u zullen helpen uw bedrijf te verbeteren. Het is gemakkelijk om te doen en als u iets dergelijks niet al doet, biedt deze eenvoudige toevoeging aan uw proces u substantiële bedrijfsverbetering.
Stap 1: Visualiseer uw hoofdverhaal
Neem een stap terug van uw bedrijf en visualiseer het belangrijkste bedrijfsverhaal. Stel u de ideale klant voor, wat zij van uw bedrijf willen, hoe zij u vinden en hoe de unieke eigenschappen van uw bedrijf overeenkomen met wat die specifieke persoon wil. Maak dit niet moeilijk, en zweet de details niet. Je hoeft het niet eens op te schrijven, hoewel het opschrijven van een paar belangrijke puntjes echt waardevol kan zijn om jezelf - en anderen later - te herinneren aan de strategie.
Maak het wel strategisch. Echte bedrijfsstrategie heeft drie elementen met elkaar gemengd: identiteit, doelmarkt en bedrijfsaanbod. Uw identiteit is wat uniek is in uw bedrijf en uw doelmarkt- en bedrijfsaanbod moet strategisch worden gedefinieerd. Strategie gaat over focus, dus ook aandacht voor wie niet in uw markt is en wat u niet doet. Wie niet in uw markt is, is net zo belangrijk als wie, en wat u niet doet, is net zo belangrijk als wat u doet. Als uw restaurant bijvoorbeeld over een rustige, ontspannen, gastronomische dinerervaring gaat, biedt u geen take-out of drive-hoewel, en hebben geen kinderen gratis eten.
Stap 2: identificeer uw belangrijkste aannamen
Maak dit ook niet moeilijk. Neem even afstand van het bedrijf en denk na over de aannames die u altijd maakt. Ga je uit van een gezonde economie, bijvoorbeeld, of een sterke regionale groei, of goed weer voor groeiende citroenen? Noem deze belangrijke aannames. Ga niet te diep in op details, want je zult afnemende rendementen tegenkomen. Wat u wilt, is een goede lijst om te helpen bij regelmatige beoordeling en revisie (zie stap 5 hieronder).
Stap 3: uw mijlpalen en prestatiemetingen instellen
Mijlpalen hebben te maken met datums, deadlines en specifieke taakverantwoordelijkheden. U moet deze voor uzelf opschrijven en, als u een team heeft, voor uw teamleden. U krijgt niet echt verantwoording in het bedrijf zonder te noteren en het eens te worden over wat er moet gebeuren, wanneer het zal gebeuren en wie het zou moeten doen.
Zelfs als u uw eigen bedrijf helemaal alleen bent, u moet nog mijlpalen vermelden, zodat u de voortgang later kunt volgen. Ik heb het op deze moeilijke manier geleerd, zowel in mijn eenmansadviesbedrijf dat ik 14 jaar runde, als in de 50-persoons productbusiness. Als we onze intenties niet opschrijven, liegen we later tegen onszelf over wat we dachten dat we zouden gaan doen. Ik hoop dat ik alleen jou ben en jij niet, maar ik betwijfel het.
Stap 4: beheer uw bedrijfskas
Winsten alleen zijn geen garantie voor contanten. U kunt bijvoorbeeld winstgevend zijn, maar te veel contant geld vasthouden in debiteuren of voorraden, zodat u zonder geld komt te zitten om de lonen te betalen of noodzakelijke uitgaven te dekken. Om geld te beheren, moet u omzet, directe kosten, uitgaven, extra uitgaven (voor terugbetaling van leningen, aankoop van activa en dergelijke) en extra inkomsten (van lenen, een nieuwe investering, verkoop van activa, enzovoort) projecteren.
Probeer ook hier niet de toekomst te voorspellen. Probeer in plaats daarvan uit te leggen hoe verkoop, kosten en uitgaven met elkaar te maken hebben, dus later wanneer de verkoop afwijkt van de verwachtingen, kunt u eenvoudig de gerelateerde wijzigingen vaststellen die u moet verwachten. Denk aan wat de verkoop stimuleert, zoals prijzen, marketinguitgaven, verkeer, conversies, leads, pijplijnen, enzovoort. En ga niet te veel in detail, want zoals met de bovenstaande aannames kom je in dalende returns als je dat wel doet. Een restaurant hoeft zich bijvoorbeeld geen zorgen te maken over het projecteren van verkopen voor elk menu-item, maar moet dit samenvatten en samenvoegen voor diners, lunches, drankjes en andere. Op dezelfde manier hoeft een boekhandel geen omzet te projecteren op titel, auteur of onderwerp, maar eerder op harde kaft, softcover, tijdschriften en andere. Houd uw categorieën overzichtelijk.
Stap 5: Bekijken, herzien, herhalen
Stel een specifieke dag van de maand in, bijvoorbeeld elke derde donderdag, om de resultaten te bekijken en indien nodig te herzien. Als u met anderen samenwerkt, moet u ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van deze gewone maandelijkse vergadering en deze alleen om zakelijke redenen missen.
Start uw beoordelingsvergadering met uw lijst met aannames. Stel vast of aannames zijn veranderd en hoe, en wat dat betekent voor uw bedrijf.
Neem een beoordeling op van mijlpalen voor de afgelopen maand, inclusief of de verwachte mijlpalen zijn bereikt of niet. Bekijk vervolgens mijlpalen voor de volgende maand, om de verwachtingen te bekijken en de mijlpalen te vergelijken met de onderliggende aannames.
Bekijk ten slotte de prestatiestatistieken. Volg en beheer het verschil tussen de werkelijke prestaties en de vastgestelde verwachtingen.
En nu, zie je, je hebt een businessplan
Ik heb de woorden 'ondernemingsplan' niet in de titel of in de eerste alinea gebruikt, omdat ik wilde niet dat je afgeleid werd door de mythe van het formele ondernemingsplan document. Te veel bedrijfseigenaren lezen de woorden 'bedrijfsplan' en negeren het idee, denkend aan een moeilijk op te schrijven verhaal dat doet denken aan een termijnpapier, dat ze niet nodig hebben, tenzij ze een aanvraag indienen voor commercieel krediet, op zoek zijn naar investeringen of zich bezighouden met problemen zoals verkoop van het bedrijf of het beheren van een scheidingsovereenkomst.
