Zeven stappen voor een succesvolle projectplanning |

Wat is projectplanning?

Projectplanning is het proces van het bepalen van uw doelstellingen en bereik, uw doelen en mijlpalen (deliverables), en toewijzing van taken en budgettaire middelen voor elke stap. Een goed plan kan eenvoudig worden gedeeld met alle betrokkenen, en het is vooral handig wanneer het regelmatig wordt herzien. Gewoon een plan schetsen en het nooit meer met uw team bespreken, is een goed recept voor verspilde tijd en moeite.

U kunt uw projectplanning uitvoeren in een eenvoudig Google-document of u kunt projectbeheersoftware gebruiken. Het voordeel van het gebruik van projectbeheersoftware is dat u gewoonlijk al uw documenten en deliverables op één plaats kunt opslaan en u kunt voorkomen dat belangrijke discussies en beslissingen verloren gaan aan de e-mail of de Slack-leegte. Met een tool als Basecamp bijvoorbeeld, is het eenvoudig om de voortgang bij te houden en gesprekken en items bij te houden die met een paar verschillende mensen moeten worden gecombineerd.

Als u over projectmanagement denkt als een of binnen een snel opstarten, het lijkt misschien alsof het vanaf het begin allemaal te veel tijd kost. Maar u bespaart daadwerkelijk veel tijd en middelen als u uw projectplan vanaf het begin documenteert en gebruikt als een routekaart om u en uw team op het goede spoor te houden.

Hier zijn zeven sleutels tot een succesvolle projectplanning om u helpen van start te gaan.

1. Zie uw plan als een routekaart voor belanghebbenden

Elk project heeft een routekaart nodig met duidelijk gedefinieerde doelen die niet mogen veranderen nadat de eerste fase van het project is voltooid. Alle belanghebbenden die profiteren van het resultaat of die betrokken zijn bij de uitvoering van het project, moeten worden genoemd en hun behoeften moeten tijdens het eerste projectplanningsproces worden vermeld.

Deze belanghebbenden kunnen zijn:

de projectmanager

of de persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de voltooiing

• De 'klant' die de deliverables ontvangt: dit kan iemand in uw team zijn (intern) of een daadwerkelijke betalende klant.
• Het team, of de mensen die verantwoordelijk zijn voor elke tactiek die deel uitmaakt van het plan.
• Ga er niet van uit dat u automatisch de behoeften en doelen van elke stakeholder begrijpt. Voordat u te ver gaat met het documenteren van uw projectplan, praat met hen om ervoor te zorgen dat u het project en de vaardigheden en middelen van iedereen in het team echt begrijpt. 2. Breek het project op in een lijst met deliverables

Ontwikkel een lijst met alle deliverables. Deze lijst moet het grotere project opsplitsen in kleinere taken die aan specifieke teamleden kunnen worden toegewezen, en u moet de geschatte deadlines voor elke deliverable of taak opnemen.

Zorg ervoor dat u het goedkeuringsproces voor elk deliverable begrijpt en documenteert. Als uw project voor een externe klant is, zorg er dan voor dat u duidelijk weet wat hun interne goedkeuringsproces is, zodat u niet verrast bent door vertragingen of vertraagd door het meewegen van concurrerende meningen.

3. Praat met uw team

Identificeer op naam alle personen en / of organisaties die betrokken zijn bij elk deliverable of taak, en beschrijf hun verantwoordelijkheden in detail. Anders kan miscommunicatie leiden tot vertragingen en situaties waarin teamleden hun werk moeten overdoen.

Houd een aftrapvergadering om met uw team te praten over uw geplande aanvalsplan. Vraag hen om u te helpen nadenken over de beste manier om het werk gedaan te krijgen. Niet alleen zal dit u helpen efficiënter te zijn, het zal u ook helpen om hun buy-in te krijgen omdat zij zich meer eigenaar zullen voelen over het proces. Het gebruik van een projectmanagementtool zoals Basecamp kan nuttig zijn om iedereen op het goede spoor te houden en documenten en gesprekken allemaal op één plek op te slaan.

Als u e-mail gebruikt om te communiceren over projecten, overweeg dan om een ​​e-mailoplossing van een team inbox te gebruiken waarmee u e-mails kunt toewijzen die projectgerelateerde aandacht nodig hebben voor teamleden, in plaats van eindeloos grote conversaties over en weer te sturen.

4. Identificeer risico's

Bepaal de risico's die aan uw project zijn verbonden. Bedenk wat u gaat doen als iets veel langer duurt dan verwacht, of als de kosten uiteindelijk veel hoger uitvallen dan u aanvankelijk had verwacht.

U hoeft geen specifieke gedragslijn te hebben voor elke mogelijke negatieve uitkomst, maar je moet wat tijd doorbrengen met je team, nadenken over wat er mis kan gaan. Vervolgens kunt u vanaf het begin zoveel mogelijk doen om die risico's te beperken, in plaats van later overrompeld te worden. Risicofactoren kunnen ook een invloed hebben op hoe uw budget is.

5. Maak een budget

Bijgevoegd bij uw lijst met mijlpalen en deliverables moet informatie zijn over de projectkosten en het geschatte budget. Weersta de drang om grote bedragen in dollars aan grote projecten toe te wijzen, zonder precies te weten hoe het geld bedoeld is om te worden uitgegeven. Dit zal uw team helpen de middelen te begrijpen waarmee ze moeten werken om de klus te klaren. Wanneer u uw oorspronkelijke budget instelt, zijn deze getallen eerder reeksen dan absoluut.

Voor bepaalde items moet u mogelijk offertes van een aantal verschillende leveranciers opvragen. Het kan handig zijn om de overeengekomen projectscope kort te documenteren in uw budgetdocumentatie, voor het geval u uiteindelijk wijzigingen in het grotere project moet aanbrengen op basis van budgettaire beperkingen, of als uw leverancier niet precies levert wat u verwachtte.

6. Mijlpalen toevoegen

Gebruik uw lijst met deliverables als een kader voor het toevoegen van mijlpalen en taken die moeten worden voltooid om het grotere doel te bereiken. Bepaal redelijke deadlines, rekening houdend met de productiviteit, beschikbaarheid en efficiëntie van projectteamleden.

Denk na over uw mijlpalen binnen het SMART-framework. Uw doelen moeten zijn:

Specifiek:

Duidelijke, beknopte en geschreven taal die iedereen zou kunnen begrijpen.

• Meetbaar: Gebruik indien nodig cijfers of kwantitatieve talen. Vermijd vage beschrijvingen die succes achterlaten bij persoonlijke, subjectieve interpretatie.
• Krijg buy-in van belanghebbenden over uw doelen, mijlpalen en deliverables. Realistisch:
• Stretchdoelen zijn één ding, maar stel geen doelen in die onmogelijk te bereiken zijn. Het is frustrerend voor je team en voor je stakeholders en kan uiteindelijk je project vertragen omdat het voltooien van het onmogelijke meestal meer kost en langer duurt. Tijdgebonden:
• Stel concrete deadlines in. Als u de deadlines voor uw mijlpalen moet wijzigen, documenteer dan wanneer en waarom u de wijziging hebt doorgevoerd. Vermijd stealth-wijzigingen of bewerk deadlines zonder uw team en relevante belanghebbenden hiervan op de hoogte te stellen. 7. Richtlijnen voor voortgangsrapportage instellen
• Dit kunnen maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse rapporten zijn. Idealiter zou een collaboratieve werkruimte moeten worden opgezet voor uw project online of offline, waar alle partijen de voortgang kunnen volgen. Zorg ervoor dat u een communicatieplan hebt - documenteer hoe vaak u belanghebbenden informeert over de voortgang en hoe u informatie zult delen, bijvoorbeeld tijdens een wekelijkse vergadering of dagelijkse e-mail. Gebruik het kader dat u hebt ingesteld toen u uw mijlpalen identificeerde leid uw rapporten. Probeer geen wielen opnieuw te maken of tijd te verspillen met het genereren van nieuwe rapporten telkens wanneer u de voortgang moet communiceren. Houd er rekening mee dat het gebruik van een projectbeheersoftware zoals Basecamp ervoor kan zorgen dat de belanghebbenden op de hoogte blijven zonder je inbox in de war te houden of dat je gesprekken kwijtraakt in lange Slack-chats. Het geheim van effectieve projectplanning en -beheer blijft georganiseerd en communiceert goed met je team en stakeholders. Of u besluit om projectbeheersoftware te gebruiken of niet, denk na over waar en hoe u alle materialen en bronnen opslaat die betrekking hebben op uw project - bewaar alles op één plek als u kunt. Veel succes!