Bewaarplanning van records |

We weten allemaal dat we onze bedrijfsadministratie moeten bewaren en beschermen. En na een paar jaar merken we dat al deze archieven die we bijhouden meer ruimte op beslag nemen in archiefkasten dan werkruimte voor onszelf en onze medewerkers. Het goede nieuws is dat we het echt niet hoeven te houden al die platen voor altijd. Ja, sommige moeten we voor altijd houden. Sommige houden we alleen totdat de IRS bij ons is geweest. En sommige hoeven we maar een paar jaar bij te houden.

Het vertellen welke opname moet worden bijgehouden, hoe lang, is een beetje moeilijker. En het op de juiste manier weggooien van tijdelijke records is niet zo eenvoudig als gewoon de papieren in de prullenbak gooien.

Hier komt het Records Retention Schedule om de hoek kijken. Dit document geeft een overzicht van de soorten records die uw bedrijf produceert (financieel, personeel, contracten, activiteiten, enz.); identificeert alle wettelijke vereisten voor hoelang het record moet worden bewaard en de vereiste autoriteit, zoals de IRS of de Sarbanes-Oxley-wet; zal noteren hoe lang de record in het algemeen actief wordt gebruikt in bedrijfsoperaties; en kan ook andere informatie bevatten, zoals het vermelden dat de records gevoelige persoonlijk identificeerbare gegevens bevatten; en of microfilm of digitaal gescande kopieën aanvaardbare juridische alternatieven zijn voor het papieren document.

Zoek op internet en je vindt veel informatie over Records Retention Schedules en voorbeelden, zoals deze die vriendelijk wordt aangeboden door Millennium Records Management. Houd er echter rekening mee dat een voorbeeldschema slechts een algemene weergave is van hoe u eruitziet. Uw bewaarschema voor records wordt afgestemd op uw type bedrijf, waar u zich bevindt, in welke staat (en) en / of in welke landen u zaken doet, of u nu in privébezit bent of aandelen op de beurs verhandelt, een openbare instelling bent, overheidscontracten en talloze andere factoren behouden.

U wilt samenwerken met uw accountant, juridisch adviseur en / of een professioneel bedrijf voor records management om het uwe te ontwikkelen en te maken.

U implementeert het Records Retention Schedule officieel zo iedereen in uw bedrijf weet ervan. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw vitale records in de eerste plaats worden bewaard. Stel later dat u meerdere archiefkasten met crediteurenfacturen heeft. Volgens uw retentieschema moet u deze zes jaar bewaren, maar de ervaring leert dat u er pas echt drie jaar bij bent. Als u dit weet, kunt u uw zakelijke / kantooroppervlakte vrijmaken door deze records over te dragen om off-site opslag of een ander opslagmedium te beveiligen.

Zodra u records hebt die het einde van hun bewaartermijn bereiken, kunt u deze verwijderen. Maar zoals ik al zei, je kunt ze niet zomaar in het recyclingblik gooien. U moet een vast proces hebben voor verwijdering. Ja, u moet meer documentatie maken om oude documenten te verwijderen.

U wilt dat de mensen die de records hebben gegenereerd, zich afmelden dat ze de records niet langer nodig hebben. Houd er rekening mee dat de records het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt volgens uw vastgelegde recordsbewaarschema en dat hun bewaartermijn niet is verlengd vanwege audits, rechtszaken, enz.

U wilt aangeven wanneer, hoe en door wie de documenten werden vernietigd. Dit is vandaag gemakkelijker dan in het verleden, toen ik vele uren doorbracht om dozen naar een laadperron te slepen en papier in een shredder naast een afvalcontainer te voeren. De afgelopen jaren zijn mobiele vernietigingsbedrijven enorm gegroeid. Ze zullen hun grote op de vrachtwagen gemonteerde confetti shredders naar je bedrijf rijden, je dozen naar de truck slepen, je laten zien hoe vernietigend ze zijn en je een certificaat van vernietiging geven.

Het opstellen, implementeren en volgen van een archiefbewaarplanning zal er in verregaande mate toe bijdragen dat uw bedrijf de essentiële gegevens bijhoudt en bijhoudt die u nodig hebt om door te gaan in uw bedrijf. En in het ergste geval, als u verstrikt raakt in een rechtszaak of iets dergelijks, bewijs dan dat uw gegevens worden bewaard en vernietigd in een regelmatig voorkomend, vastgesteld, goedgekeurd, gedocumenteerd proces en niet in een nachtelijke burn-out achter de schuur in een amateuristische poging om verwijtbaarheid en verantwoordelijkheid te voorkomen, of het juridische proces te belemmeren.

Steve Lange

Senior Editor

Palo Alto Software