Hoe u uw eerste taakbeschrijving schrijft |
Sollicitatietips - Hoe schrijf ik een sollicitatiebrief
Inhoudsopgave:
- Het gaat allemaal om eerste indrukken
- De beste manier om een functiebeschrijving te schrijven, is net als een essay op de middelbare school of hogeschool:
Dit artikel maakt deel uit van onze "Business Startup Guide" - een samengestelde lijst van onze artikelen waarmee u snel aan de slag kunt!
Of u nu zijn het inhuren van je beste vriend, of iemand die je nog nooit eerder hebt ontmoet, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je een taakomschrijving hebt geschreven.
Een goede functiebeschrijving is niet zomaar een lijst met -do's, maar eerder een gids, iets wat zowel u als de werknemer ten goede zal komen.
De beste functieomschrijvingen komen zowel de werkgever als de werknemer ten goede.
Als u de tijd hebt genomen om erover na te denken en het goed te schrijven, uw medewerker heeft een duidelijk beeld van wat er van hem wordt verwacht en zal daarom het best mogelijke werk kunnen doen. En je zult in staat zijn om hun prestaties te meten en hen verantwoordelijk te houden voor het voltooide werk.
Als je nog niet in de aanwervingsfase bent, neem nu de tijd om na te denken over het type persoon dat je misschien wilt huren in de toekomst. De waarden van uw nieuwe werknemer zullen een grote impact hebben op uw bedrijf, vooral als u klein bent.
Zie ook: 5 Voordelen van het linken van functieomschrijvingen naar prestatiebeoordelingenHet gaat allemaal om eerste indrukken
Er is nog een voordeel aan veel tijd besteden aan het schrijven van functieomschrijvingen: Je hebt een betere kans om de juiste kandidaten aan te trekken om te solliciteren.
Overweeg: Als je van je werknemers een masterdiploma wilt hebben, ben je waarschijnlijk een heel deel van de talentenpool uitknippen. Als dat een must is in uw branche, is dat prima. Maar, wat als u op zoek bent naar een persoon, iemand die de telefoon kan beantwoorden en problemen met de klant kan oplossen? In dat geval zal een masteropleiding waarschijnlijk niet veel betekenen. Je wilt iemand inhuren met de juiste instelling, iemand met compassie. Iemand die aan de telefoon kan springen en doen wat een introverte computerwetenschapper niet kan.
De vraag is: Hoe krijg je
alle hiervan in een waarschijnlijk een enkele pagina tekst? ? Zie ook: Nieuwe medewerker? Maak een positieve eerste indruk!
De 3 essentiële onderdelen van een goede functieomschrijvingDe beste manier om een functiebeschrijving te schrijven, is net als een essay op de middelbare school of hogeschool:
Ten eerste gaan willen doen van je onderzoek.
- Wat moet je opnemen in de beschrijving? Waarin zit je competitie? Vervolgens ga je je schets opstellen.
- Dit is een goed moment om een opsommingsteken te maken; Neem de taken op die u van de werknemer wilt laten uitvoeren, vereiste kwalificaties als u deze hebt en eventuele prestatienormen waaraan u de medewerker zou willen voldoen. En als laatste, u gaat het allemaal samen binden.
- zeker dat uw bedrijfswaarden worden weerspiegeld in uw tone of voice, dat u een gevoel van bedrijfscultuur hebt gedeeld met uw sollicitanten via de stijl en dat u alle belangrijke details hebt vastgelegd. Laten we het breken ga een beetje verder en praat over wat je gaat bedekken:
1. Specifieke details van de functie
Een goede titel:
Een goede titel is relevant voor uw branche en voor 'de tijd'. Als u een marketeer wilt inhuren, moet u adverteren voor een digitale marketingmanager, een content marketer, of een internet marketing manager? Wel, dit hangt echt af van waar ter wereld je je bevindt, wat populair is op dit moment, en van de informatie die je moet overbrengen.
Mogelijk moet u eerst een beetje onderzoek doen.
Een korte samenvatting van de taak:
Het sleutelwoord hier is kort. U wilt potentiële kandidaten een overzicht geven van de belangrijkste verantwoordelijkheden en het doel van de functie. Is dit een fulltime functie? Is het parttime? Is het een stage? Wees duidelijk!
Een kort overzicht van het bedrijf: Zeg in een tot drie zinnen wie uw bedrijf is, wat uw doel is en wat u hebt bereikt. Je wilt hier een balans vinden tussen eerlijkheid en marketing. Ja, je wilt een goede foto maken zodat goede sollicitanten kunnen solliciteren; nee, je wilt niet liegen over hoe groot je bedrijf is, hoeveel je hebt bereikt of wat je hebt gedaan.
Vereiste vaardigheden, kwalificaties of certificeringen: Zijn er bedrijfstak-, staats- of andere juridische certificeringen die uw werknemer nodig heeft? Een barman heeft bijvoorbeeld een licentie nodig om drankjes te kunnen serveren. Maak een lijst van de vereiste kwalificaties en de gewenste kwalificaties. Dit helpt om het kaf van het koren te scheiden.
Informatie voor managers en leidinggevenden: Aan wie wordt de nieuwe vacature gerapporteerd? Van welke afdeling zullen ze werken? Deze informatie is niet altijd noodzakelijk, maar kan helpen om een completer beeld te schetsen, zodat er geen verrassingen voor de nieuwe kandidaat zijn en er geen problemen zijn die u moet oplossen.
Locatiegegevens: Dit betekent niet moet een op zich zelf staande sectie zijn, maar het is de moeite waard om enkele details te verduidelijken om mogelijke verwarring te voorkomen. Waar bevindt de positie zich? Is het op afstand werken? Is het een baan van negen of vijf? Is reizen verplicht en zo ja, moet de werknemer een rijbewijs of een eigen auto hebben?
Salaris: Het is ideaal om het salaris of het salaris binnen de functieomschrijving op te nemen. Dit is ook een goede plek om eventuele voordelen op te nemen. Sommige werknemers kiezen voor een iets lager salaris dan de industrienorm, maar hebben dan grote voordelen. Als u ruimte heeft, neemt u de voordelen, het aantal vakantiedagen en andere voordelen op.
Zie ook: dingen die u nooit zou moeten vragen Sollicitanten 2. Taken waarvan de kandidaat verwacht wordt te presteren
Deze sectie is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de taakomschrijving, aangezien de taken precies beschrijvenwat de kandidaat zou moeten kunnen doen, en wat zij in deze rol gaan doen op een dagelijkse basis.
Ze zullen ook meer informatie onthullen over het niveau van verantwoordelijkheid dat de werknemer zal hebben, de reikwijdte van het werk en de complexiteit ervan. Dit zou moeten helpen diegenen uit te schakelen die niet alle taken kunnen vervullen die u van hen verlangt. Als u nog niet zeker weet hoe u een takenlijst moet opstellen, maar in grote lijnen weet welke rol u nodig hebt om te vullen, hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je te helpen erover na te denken:
Oefening 1:
Brainstorm een lijst van al die taken die veel van je tijd in beslag nemen of wegnemen van iets belangrijkers dat je zou kunnen doen. Beantwoordt u bijvoorbeeld alle telefoontjes van klanten, terwijl u in werkelijkheid een betere ROI zou hebben om mensen te ontmoeten? Denk aan al die dingen die je zou kunnen delegeren. Schrijf ze op. Hoewel u deze taken mogelijk niet in
één taakomschrijving kunt opnemen, kunnen veel van hen waarschijnlijk aan elkaar worden gekoppeld om onder één titel te passen. Oefening 2: Ga terug naar uw visie of uw doelen. Welke dingen heb je nodig om competent te kunnen doen om je te brengen waar je heen wilt? Maak een lijst van die taken. Werk nu achteruit. Welke rol moet deze persoon vervullen?
Probeer taken zo 'actief' mogelijk te maken als u taken opslaat. In plaats van een algemene lijst met algemene taken als 'klantenservice', 'schrijfvaardigheden', enzovoort, te schrijven, maakt u de taken beschrijvend. Dit zal u ertoe aanzetten om dieper na te denken over het type hulp dat u nodig heeft, en geeft de kandidaat een beter idee van wat u zoekt.
Een meer verklarende takenlijst kan zijn: "beantwoord inkomende telefoongesprekken, onderhoud contacten met leveranciers en bestel nieuwe aandelen, schrijf persberichten en onderhoud de sociale mediaprofielen. "Meteen hebt u een beter idee van wat de taak inhoudt.
Je zou de taken zelfs op een meer verhaalachtige manier kunnen inlijsten. Overweeg om de route af te leggen van: "Een normale dag in het leven van [voeg hier een functietitel in] omvat [een lijst met taken]."
Zie ook: Hoe u uw eerste werknemer inhuurt
3. Prestatienormen
Een taakomschrijving wordt vaak gebruikt als middel om een doel te bereiken: een open positie invullen.In werkelijkheid is het veel meer dan dat. Het is een kans voor de werkgever om zijn of haar verwachtingen te formuleren en is het eerste document dat kan worden gebruikt als basis voor het meten van prestaties. Overweeg:
Over zes maanden, wanneer uw werknemer u om een verhoging, hoe weet u of u ze al dan niet moet geven?
Als zij alles hebben gedaan dat u van hen verlangt en verder gaan dan dat, als er geen financiële of cashflowproblemen zijn, wilt u ze misschien geven? een verhoging om hun inspanningen te belonen en hen aan te moedigen om grote dingen te blijven doen. Maar, als ze niet goed genoeg hebben gepresteerd, is dit een goed moment om de functiebeschrijving te gebruiken om uit te leggen waarom je ze niet zult geven een verhoging of promotie van hen.
Beginnen met nadenken over de functiebeschrijving als een trainingstool. Welke kennis, vaardigheden en capaciteiten heeft uw werknemer nodig om al zijn taken zo goed mogelijk te vervullen? Als ze deze vaardigheden nog niet hebben, geeft de taakbeschrijving gedetailleerd weer waaraan ze moeten werken en krijgt u iets te gebruiken als het tijd is om hun prestaties te evalueren. Scheid voor de duidelijkheid dit gedeelte in een eigen lijst. Bijvoorbeeld:
Prestatienormen
Alle klantgerichte schriftelijke communicatie zal naar verwachting foutloos en grammaticaal correct zijn
Kennis van het boekhoudsysteem van Quickbooks is essentieel
Werkt goed en werkt samen met teamleden
Wat is de volgende stap?
- Als u nog steeds niet zeker weet waar u moet beginnen, is het een goede eerste stap om eenvoudigweg te beginnen met het lezen van soortgelijke functieomschrijvingen voor de functie die u wilt invullen.
- Zoek LinkedIn, check uit populaire vacaturesites zoals Monster en Indeed, en neem een kijkje op sites van concurrenten of andere vergelijkbare bedrijfssites, misschien in buurlanden. U kunt zelfs Glassdoor.com uitproberen om te achterhalen welke salarissen mensen in uw regio betalen voor een vergelijkbare positie.
- Als u vindt dat u een goed idee hebt van wat u moet opnemen en hoe u de beschrijving moet schrijven, volgt u dat " essay-formaat "we hebben eerder aanbevolen. Schrijf uw skeletraamwerk en vul vervolgens alle details in.
