Uw belastingaangifte voorbereiden vóór het belastingseizoen |

Een van de dingen waar veel eigenaren van kleine bedrijven mee worstelen, is blijven top van hun boekhouding het hele jaar door.

Als u geen boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero gebruikt, stelt u zichzelf in voor mislukking komt belastingtijd. Ik ben een CPA en geloof het of niet, ik gebruik QuickBooks om mijn boeken te doen en mezelf voor te bereiden voor het belastingseizoen. Dit maakt het zoveel gemakkelijker en zorgt ervoor dat u een nauwkeurige administratie bijhoudt van uw inkomsten en uitgaven. Als u merkt dat u altijd in de inhaalmodus bent als het op uw boeken aankomt, moet u investeren in boekhoudsoftware. Tip # 2: gebruik uitgavencategorieën in uw boekhoudsoftware

Uitgavencategorieën zijn slechts een manier om aankopen te groeperen die u voor uw bedrijf doet. Kantoorbenodigdheden, restaurants en benzine zijn bijvoorbeeld onkostencategorieën. Ze kunnen u helpen de leverancierskosten beter te volgen in plaats van elke leverancier voor dagelijkse aankopen in te stellen.

De reden is dat u hierdoor sneller uitgaven kunt doen. Hiermee bespaart u tijd en kunt u alleen de belangrijkste informatie bijhouden die nodig is voor belastingdoeleinden.

Laten we eens een scenario bekijken om te zien hoe dit werkt:

Als bedrijfseigenaar koopt u waarschijnlijk kantoorbenodigdheden voor uw bedrijf. Hopelijk ben je niet als een kind in een snoepwinkel die alle glimmende nieuwe pennen en notitieblokken in de schappen ziet. Meer dan waarschijnlijk koopt u alleen de benodigde kantoorbenodigdheden in bij een kantoorwinkel zoals Office Depot of Staples, maar u kunt ook kantoorbenodigdheden kopen van andere plaatsen, zoals Costco of Target.

Wanneer u klaar bent om deze aankopen op te nemen in uw boekhoudsoftware, stel het zo in:

Maak geen

vier leveranciers in QuickBooks (of uw QuickBooks-alternatief) voor Office Depot, Staples, Costco en Target.

• Do stel er één in leverancier 'inkoop kantoorbenodigdheden' of 'kantoorbenodigdheden' en codeer alle aankopen van kantoorbenodigdheden aan de leverancier van 'kantoorbenodigdheden'.
• In de onderstaande tabel heb ik enkele voorbeelden van dagelijkse aankopen opgenomen waarvoor u categorieën kunt instellen voor in plaats van leveranciers. De meeste bedrijfseigenaren

hoeven

niet bij te houden hoeveel geld ze met elke leverancier uitgeven aan het kopen van alledaagse artikelen zoals kantoorbenodigdheden, benzine en lunches voor klanten. Geloof het of niet, de IRS vereist ook niet dat u uw uitgaven op deze manier volgt. Bovendien bevatten de belangrijkste financiële overzichten die u gebruikt om de gezondheid van uw bedrijf te bepalen, zoals de winst- en verliesrekening, uitgavencategorieën zoals "Kantoorbenodigdheden" en niet de specifieke leveranciers die u hebt gekocht; dit is nog een reden waarom u uw kosten niet per leverancier hoeft bij te houden. Ik ben adjunct-boekhoudinstructeur en geef ook QuickBooks. Terwijl ik dit concept in een van mijn lessen uitlegde, schoot er meteen een hand omhoog. Eerst dacht ik dat de student me zou proberen uit te dagen of de IRS je wel of niet nodig heeft om je kosten op deze manier te volgen - kun je zeggen dat dit vaak gebeurt?

De student bleek echter de franchisenemer van een lokaal H & R Block-kantoor. Hij steunde mijn claim voor 100 procent. Hij vertelde de klas dat hij bij het voorbereiden van belastingaangiften voor ondernemers vaak tips als deze deelt. Hij zei verder dat als de IRS aan het einde van de dag dat detailniveau wil hebben, je altijd het ontvangstbewijs kunt produceren.

Gelukkig heb ik een geweldige oplossing voor jou die de kwitanties die je hebt gevuld in het dashboardkastje van je auto en die geliefde schoenendoos kwijt raakt, dus blijf lezen!

Tip # 3: Gebruik jaarlijkse zakelijke creditcardamenvattingen

Ten eerste moet elke eigenaar van een klein bedrijf een afzonderlijke zakelijke betaalrekening instellen (dat is

nooit

gebruikt voor persoonlijke uitgaven), zodat u gemakkelijk inkomsten en uitgaven kunt identificeren die voor belastingdoeleinden kunnen worden gerapporteerd en / of afgetrokken. Als u dit niet doet, wordt het moeilijk om legitieme zakelijke uitgaven die mogelijk in aanmerking komen voor belastingaftrek te vergelijken met persoonlijke uitgaven, die niet zijn. Als u zowel zakelijke als persoonlijke uitgaven hebt in de dezelfde bankrekening, moet u uw bankafschriften bekijken en alleen de uitgaven voor uw bedrijf opnemen in uw boekhoudsoftware. Dit handmatige proces van het scheiden van persoonlijke en zakelijke uitgaven is zo vervelend dat ik beloof dat je klaar bent om naar de dichtstbijzijnde bank te rennen om dat zakelijke account in te stellen om te voorkomen dat je door dit volgende belastingjaar gaat!

Voordat je het weet, 15 april zal hier zijn. Als de belastingtijd u elk jaar nadert, bekijk dan deze vier tips voor fiscale planning die elk klein bedrijf moet implementeren. Als u echter achterloopt met het invoeren van uw uitgaven in uw boekhoudsoftware, kunt u een van de manieren om die uitgaven snel te laten ingaan, gebruikmaken van de jaarlijkse samenvatting die creditcardmaatschappijen begin januari verstrekken.

Dit rapport is geweldig omdat het vat al uw aankopen samen per uitgavencategorie. U kunt deze cijfers gebruiken om uw totale uitgaven voor elke categorie bij elkaar op te tellen. Hieronder ziet u een momentopname van hoe het er in het algemeen zal uitzien.

Zoals u zult zien, zullen de meeste categorieën vergelijkbaar zijn met wat u al in uw boekhoudsoftware hebt ingesteld:

Een nadeel van het gebruik van een samenvattende verklaring zoals deze is dat u niet de exacte datum van elke aankoop kunt invoeren. In het grote geheel is dit minder belangrijk, maar het is niet iets waar je een gewoonte van zou moeten maken. Houd er rekening mee dat dit een oplossing op korte termijn is, zodat u uw uitgaven kunt vastleggen, financiële overzichten kunt genereren en deze belastingen op tijd kunt indienen! Als u tijdens het jaar vaste activa aanschaft, is het belangrijk om de specifieke aankoopdatum te hebben, omdat dit een belangrijk onderdeel is bij het berekenen van de afschrijvingskosten die fiscaal aftrekbaar zijn.

Tip # 4: Go paperless

I'll wees de eerste om toe te geven dat het concept van "papierloos" altijd goed klonk, maar in eerste instantie moeilijk te omhelzen was. Als accountant ben ik een groot voorstander van documentatie. Zoals ze zeggen over mijn favoriete juridische drama, Law & Order, "gaat het om wat je kunt bewijzen." Dat lijkt ook het motto van de IRS te zijn.

Met de technologie van vandaag is het een stuk eenvoudiger om elektronische kopieën van kwitanties te maken en andere financiële documenten die u vroeger in een fysieke archiefkast moest bewaren. Het is tijd om zich te ontdoen van die stoffige archiefkasten die ruimte innemen en migreren naar een elektronisch archiefsysteem. Het is veel gemakkelijker om documenten te vinden die op uw computer (of in de cloud) zijn opgeslagen dan om door mappen te bladeren.

Maar, hoe organiseert u al deze bestanden? Nou, je stelt geweldige vragen. Ik raad u aan een online cloudopslagsysteem zoals Dropbox te gebruiken. U kunt een map maken voor het jaar (2017) en vervolgens een submap voor elke onkostcategorie (bijv. Kantoorbenodigdheden, maaltijden, brandstof). Download de app op uw mobiele apparaat zodat u eenvoudig terwijl u onderweg bent, bonnen kunt scannen, ze in de juiste map kunt opslaan en de papieren bon kunt weggooien! Geen extra bonnen meer in uw handschoenenkastje of portemonnee om later af te handelen.

Als u niet overtuigd bent, kunt u babystappen maken door in een gebied te beginnen, maar ik beloof u dat als u eenmaal het "papierloze" concept hebt geïmplementeerd, u kunnen die archiefkasten niet snel genoeg kwijt. Hieronder vindt u een aantal strategieën die u kunt implementeren om naar het "papierloze" model te gaan:

Scanontvangst

Het weggooien van bonnen is een van de meest voorkomende fouten gemaakt door kleine bedrijven. Mis geen belastingaftrek omdat u de bon kwijt bent. Er zijn verschillende apps op de markt waarmee u bonnen kunt scannen. Neat en Shoeboxed zijn geweldige apps die kunnen worden geïntegreerd met een boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero, zodat u gegevensinvoer helemaal kunt verwijderen!

Rekeningen van leveranciers downloaden

Tegenwoordig bieden de meeste leveranciers u de mogelijkheid om uw facturen te ontvangen per e-mail of u kunt ze rechtstreeks van hun website downloaden. Ik raad u aan om te voorkomen dat uw facturen fysiek naar u worden gemaild en dat u in plaats daarvan uw rekeningen gaat downloaden. Hiermee kunt u tijd besparen door deze niet eerst te scannen; u kunt de rekening eenvoudig opslaan in uw elektronische map of deze in slechts een paar minuten uploaden naar uw boekhoudsoftware.

Bonus - als u Xero gebruikt, hebben ze een coole functie die zij aan zij wordt genoemd. Hiermee kunt u uw leveranciersrekeningen uploaden naar de software, zodat u de informatie direct voor u kunt hebben wanneer u klaar bent om die cheque te schrijven.

PDF-kwitanties ontvangen

Tegenwoordig gaan meer detailhandelaren weg van het papier ontvangsten en biedt u de mogelijkheid om tekst of een e-mail te ontvangen met uw ontvangstbewijs bijgevoegd. Ik raad u aan om met de ontvangstbevestiging mee te gaan, omdat het meestal een downloadbaar PDF-document is, terwijl de ontvangst van het SMS-bericht dat misschien niet is. U kunt eenvoudig een PDF-ontvangstbewijs naar een elektronische map slepen en neerzetten in minder dan een minuut.

Alle bankafschriften of creditcardafschriften downloaden

Voor de meesten van jullie die online bankieren zoals ik, is dit waarschijnlijk een nee. brainer. Als u echter nog steeds papieren bank- of kaartafschriften ontvangt, moet u het snoer zo snel mogelijk doorknippen. Dit is een van die gebieden waar je je kansen op identiteitsdiefstal kunt minimaliseren.

Geloof het of niet, er zijn mensen die de identiteit van mensen stelen door simpelweg hun post te openen. Ik ontvang geen documenten meer met financiële informatie zoals bank- of creditcardafschriften of 401k of andere beleggingsinformatie via een snail-mail.

De bottom line

Geloof het of niet, de belastingtijd kan in feite een koud kunstje zijn. De sleutel tot het bereiken van dat doel is om een ​​systeem op te zetten dat voor u werkt en eraan vasthoudt. Als u aan de slag wilt gaan, moet u tijdens de eerste week van elke maand enkele uren reserveren om ervoor te zorgen dat u alle facturen en facturen van de vorige maand hebt gescand en opgeslagen. Voltooi tegelijkertijd het afstemmingsproces in uw boekhoudsoftware voor alle bank- of creditcardrekeningen om ervoor te zorgen dat uw bank- of creditcardsaldi en uw boeken overeenkomen.

Zorg ervoor dat u dit in uw agenda plaatst als een terugkerende "vergadering" met je boeken. "Probeer een over het algemeen een lichte werkdag te kiezen en een die je in een redelijk goed humeur hebt (dwz een vrijdag- of zaterdagochtend). Als je bereid bent om het werk het hele jaar door te doen, zal het gekkenwerk tot 15 april iets uit het verleden worden.

Voor meer informatie over voorbereid zijn op belastingseizoenen, moet je 4 dingen die elke kleine onderneming moet weten Over belastingen.