5 tips om het personeel van het medische kantoor bij u te krijgen

Door Martine Brousse

Meer informatie over Martine op onze site Vraag een adviseur

De mensen achter de schermen bij het kantoor van uw arts - de staf van het medische kantoor - kunnen soms niet meewerkend, onvriendelijk en zelfs onverschillig lijken. Hoe kun je je behoeften en rechten verzoenen met hun schema, training, bestellingen en houding?

Omdat het zorgstelsel onder de nieuwe federale wet een transformatie ondergaat, hebben medische providers zich moeten aanpassen aan een duizelingwekkend aantal vereisten, omdat zij ook nieuwe technologie implementeren, voldoen aan wetgevende mandaten en andere nalevingsdeadlines. Ingrijpende veranderingen zijn duidelijk voor patiënten, omdat klinische personeelsleden meer face-to-face tijd besteden aan het typen op tablets, afspraakherinneringsberichten worden geautomatiseerd en telefoongesprekken zelden leiden tot een live persoon.

Werkbelastingen op medische kantoren zijn complexer en groter, zelfs als kostenbesparende maatregelen veroorzaakt door de economische neergang, slankere financiële operaties en lagere verzekeringsuitkeringen het aantal beschikbare patiënten hebben verlaagd om patiënten te helpen. Gezondheidswerkers zijn te vaak overwerkt en overweldigd. Als factureringsmanager en primaire contactpersoon bij patiënten gedurende meer dan 20 jaar, begrijp ik hun frustraties en limieten. Hier zijn enkele tips om medische kantoormedewerkers bondgenoten te maken.

1. Beleefdheid gaat een lange weg

De oude standaard van veeleisend zijn, gebruik maken van beledigende taal en 'laten zien wie je bent' kan op korte termijn resultaten opleveren, maar hier is een waarschuwing: je wordt getikt als 'moeilijk'. Onder een laag koel professionalisme ben je ' Ik zal de volgende keer iets langer wachten op je afspraak en je oproepen kunnen direct doorgeschakeld worden naar voicemail, omdat niemand op het personeel ze wil beantwoorden. De waarheid is dat gepercipieerd misbruik van één medewerker, laat staan ​​veel, rondwaart en passief collectief verzet groeit.

2. Oefen acceptatie en een beetje geduld

Begrijp dat wanneer uw arts zijn afspraken niet nakomt, de receptionist geen controle heeft over het schema van de arts. Als u de staf rondduwt, wordt uw arts niet sneller uit een andere examenruimte gehaald. En houd er rekening mee dat het meer tijd kost voor uw arts of het kantoorpersoneel om elektronische medische dossiers te genereren dan om op een stuk papier te krabbelen.

Tenzij je ziet dat de kantoormedewerkers Candy Crush spelen of over de nieuwste film chatten, beperk dan het aantal keren dat je vraagt: "Wanneer word ik gezien?"

En als het wachten zo lang duurt dat u zich zorgen maakt over uw werkschema of als u boos of bezorgd bent, moet u de afspraak opnieuw plannen. Het kantoor moet ontvankelijk zijn, omdat de vertraging niet jouw schuld is.

3. Stop het schuldspel

Als ik een dollar had voor elke keer dat een patiënt riep: "Het is jouw schuld, maak je altijd fouten", zou ik zeker deze woorden schrijven van een zonnig strand op Hawaï.

Vergeet niet dat het feit dat een ander kantoor een claim of ander papierwerk verkeerd heeft beheerd, niet betekent dat een ander kantoor dit ook doet. Incompetente billers en onbezorgde personen veroorzaken problemen, maar misschien gebeurt het niet op dit kantoor. Het is verergeren om veroordeeld te worden voordat we de kans krijgen om eventuele fouten te herzien en eventueel te corrigeren. Het misverstand kan immers van jou zijn of het kan afkomstig zijn van een ander kantoor.

4. Fouten zullen gebeuren

Het is van cruciaal belang om een ​​klinische fout onmiddellijk aan uw arts te melden. Als het een administratieve fout is, neem dan contact op met de officemanager. Een enkele fout moet worden gecorrigeerd en vervolgens worden vergeten.

5. Doe je deel

Bij uw eerste bezoek, breng uw identiteitskaart en uw verzekeringskaart, die het kantoor van de dokter nodig heeft, zoals vereist door de wet, in uw kaart. Breng ook een actuele lijst met uw medicijnen en de namen van uw andere artsen mee. Neem indien nodig een vertaler en een ondersteuningsmedewerker om aantekeningen te maken en u te helpen uw vragen te onthouden.

Probeer de eerste afspraak van de dag te boeken of direct na de lunch voor vervolgbezoeken. Vrijdag zijn meestal lichtere dagen en je wachttijd zal korter zijn. Rapporteer eventuele wijzigingen in uw medicijnen, verzekeringsdekking of gezondheidsgeschiedenis. In plaats van te wachten op een oproep, volg dan autorisatieverzoeken, laboratoriumresultaten of receptbestellingen op. Bevestig dat elke nieuwe arts waarnaar u wordt verwezen, deel uitmaakt van uw verzekeringsnetwerk.

Het helpen van het personeel - met een minimale inspanning van uw kant - zal vruchten afwerpen, vooral als u om een ​​gunst of een versnelde actie vraagt.